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Ne pas inventer d’explications. Si une information manque, est ambiguë ou incohérente, indiquer la limite avant de présenter l’analyse.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les dépenses de la période en cours\n- Les dépenses de la période précédente, si disponibles\n- Les données budgétaires, si disponibles\n- Les répartitions par département, catégorie, fournisseur et entité, si disponibles\n- Les statuts des transactions, des approbations ou des paiements, lorsque cela est pertinent\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur contenu et leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données disponibles et identifier les champs nécessaires pour analyser les dépenses, comparer les périodes et produire les répartitions demandées.\n\nConfirmer :\n\n- La période couverte\n- Le caractère transactionnel ou agrégé des données\n- La nature des dépenses, qu’elles soient réelles, en attente, approuvées, engagées ou budgétées\n- La ou les devises utilisées\n- Le niveau de complétude de la période\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents disponibles dans les données pour les dates, montants, fournisseurs, départements, catégories, entités et statuts.\n\nSi un champ manque ou si sa signification n’est pas claire, le signaler et expliquer son impact sur l’analyse.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier notamment :\n\n- Les valeurs manquantes ou invalides\n- Les transactions en double\n- Les noms ou catégories incohérents\n- Les devises multiples\n- Les périodes incomplètes\n- Les remboursements et annulations\n- Les statuts de transaction peu clairs\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Le total des dépenses\n- Le nombre de transactions\n- La valeur moyenne d’une transaction\n- Les dépenses par département, catégorie, fournisseur et entité\n- L’évolution par rapport à la période précédente\n- L’écart par rapport au budget\n- Les dépenses récurrentes et ponctuelles\n- Les transactions inhabituelles ou potentiellement en double\n\nPrésenter les évolutions en valeur absolue et en pourcentage lorsque cela est pertinent. Ne pas calculer de pourcentage lorsque la valeur de comparaison est nulle ou indisponible.\n\nLorsque plusieurs devises sont présentes, les analyser séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les plus fortes hausses et baisses de dépenses, les tendances émergentes, les pics ou baisses inhabituels et les domaines présentant une évolution durable.\n\nPour chaque mouvement important, présenter la zone concernée, les montants des périodes comparées, l’évolution en valeur absolue et en pourcentage, les transactions, fournisseurs ou catégories à l’origine du mouvement et le caractère récurrent, ponctuel ou incertain du mouvement.\n\nDécrire une cause comme confirmée uniquement si elle est étayée par les données. Dans le cas contraire, la présenter comme une explication possible ou une question à examiner.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier :\n\n- Les hausses et baisses importantes\n- Les dépenses supérieures au budget\n- Les nouveaux fournisseurs ou domaines de dépenses\n- Les dépenses récurrentes importantes\n- Les transactions inhabituelles ou potentiellement en double\n- Les dépenses dont le département, la catégorie ou le fournisseur n’est pas identifiable\n- Les domaines affectés par des problèmes de qualité des données\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nCommencer par une synthèse concise présentant :\n\n- Le total des dépenses de la période\n- L’évolution par rapport à la période précédente\n- La position budgétaire, si disponible\n- Les deux ou trois mouvements les plus importants\n- Les dépenses récurrentes ou inhabituelles les plus significatives\n- Les principales limites liées à la qualité des données\n- Les actions ou questions prioritaires à examiner\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter l’analyse dans l’ordre suivant :\n\n1. Position globale des dépenses\n2. Comparaison avec la période précédente\n3. Comparaison avec le budget, si disponible\n4. Dépenses par département\n5. Dépenses par catégorie\n6. Dépenses par fournisseur\n7. Dépenses par entité\n8. Dépenses récurrentes et inhabituelles\n9. Principaux points nécessitant une analyse complémentaire\n\nUtiliser des tableaux concis lorsqu’ils facilitent la lecture. Indiquer clairement la devise et la période couverte.\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter séparément les principales limites, notamment :\n\n- Les informations manquantes ou ambiguës\n- Les périodes incomplètes\n- Les devises multiples\n- Les transactions en double ou potentiellement en double\n- Les données budgétaires ou comparatives manquantes\n- Les transactions négatives, remboursements ou annulations\n- Les hypothèses formulées\n\nExpliquer l’impact possible de chaque problème sur les conclusions.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions concrètes pour le CFO ou l’équipe Finance, par exemple :\n\n- Qu’est-ce qui explique les principales évolutions des dépenses ?\n- Les mouvements observés sont-ils ponctuels ou récurrents ?\n- Quels départements ou catégories nécessitent une revue budgétaire ?\n- Quels fournisseurs sont à l’origine d’une hausse importante ?\n- Les transactions inhabituelles sont-elles attendues et correctement classées ?\n- Quels coûts récurrents devraient être revus ou renégociés ?\n- Quels problèmes de qualité des données doivent être résolus avant le prochain cycle de reporting ?\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un CFO ou une équipe de direction financière.\n- Commencer par les constats les plus importants.\n- Utiliser un langage professionnel, clair et concis.\n- Séparer les faits, les hypothèses, les interprétations et les recommandations.\n- Ne jamais inventer d’explication aux mouvements de dépenses.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Distinguer les dépenses réelles, en attente, approuvées, engagées et budgétées.\n- Ne pas agréger les devises sans méthode de conversion fiable.\n- Utiliser le niveau de détail disponible sans donner une précision injustifiée.\n- Rendre le résultat utile même lorsque certaines données sont indisponibles.","promptCard","Découvrez comment Spendesk transforme les prompts IA en analyses directement exploitables à partir de vos données financières.","Envie de tester ce prompt avec vos propres données de dépenses ?",{"_uid":227,"role":219,"title":228,"topic":229,"prompt":230,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"e89c517d-1aaf-4606-a829-a7eaa01a4c32","Analyse du budget par rapport aux dépenses réelles pour la direction","budgets-variance","# Analyse du budget par rapport aux dépenses réelles pour la direction\n\n## Objectif\n\nComparer les dépenses réelles de l’entreprise au budget de la période sélectionnée et identifier les principaux écarts favorables et défavorables.\n\nCréer une revue concise, adaptée à un CFO, indiquant où les dépenses sont conformes au plan, où elles dépassent ou restent inférieures au budget, ce qui explique les écarts et les domaines nécessitant une attention particulière.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas inventer d’explications. Si une information manque, est ambiguë ou incohérente, indiquer la limite avant de présenter l’analyse.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les dépenses réelles de la période\n- Le budget de la même période\n- Les données de la période précédente ou depuis le début de l’année, si disponibles\n- Les répartitions par département, catégorie, fournisseur et entité\n- Les dépenses engagées, en attente ou approuvées, si disponibles\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données et identifier les informations nécessaires pour comparer les dépenses réelles au budget.\n\nConfirmer les périodes couvertes, la comparabilité des données, les devises utilisées, le caractère transactionnel ou agrégé des sources et leur niveau de complétude, ainsi que la nature des montants : dépenses réelles, en attente, approuvées, engagées ou prévisionnelles.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents disponibles pour les dates, montants réels, montants budgétés, départements, catégories, fournisseurs, entités et statuts.\n\nSi les données réelles et budgétaires ont des structures différentes, expliquer la méthode de comparaison. Signaler les champs manquants ou ambigus.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier notamment :\n\n- Les valeurs manquantes ou invalides\n- Les transactions ou lignes budgétaires en double\n- Les dépenses réelles sans budget correspondant\n- Les lignes budgétaires sans dépenses réelles correspondantes\n- Les noms ou catégories incohérents\n- Les devises multiples\n- Les périodes partielles\n- Les transactions négatives, remboursements ou annulations\n- Le traitement peu clair des dépenses engagées ou en attente\n- Les budgets nuls ou indisponibles\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer leur impact sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Le total des dépenses réelles\n- Le budget total\n- L’écart absolu\n- L’écart en pourcentage\n- Le taux d’utilisation du budget\n- Les dépenses réelles par département, catégorie, fournisseur et entité\n- Le budget par département, catégorie, fournisseur et entité, si disponible\n- Les dépenses engagées ou en attente, si disponibles\n- Les dépenses réelles et le budget depuis le début de l’année, si disponibles\n\nPour les dépenses, considérer qu’un dépassement budgétaire est défavorable et qu’une dépense inférieure au budget est favorable, sauf indication contraire. Ne pas calculer de pourcentage lorsque le budget est nul ou indisponible. Lorsque plusieurs devises sont présentes, les analyser séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les écarts favorables et défavorables les plus importants par :\n\n- Département\n- Catégorie de dépenses\n- Fournisseur\n- Entité\n- Mois ou période de reporting\n\nPour chaque écart significatif, présenter :\n\n- Le périmètre concerné\n- Les dépenses réelles\n- Le budget\n- L’écart absolu\n- L’écart en pourcentage, lorsque cela est pertinent\n- Les transactions, fournisseurs ou catégories à l’origine de l’écart\n- Le caractère ponctuel, récurrent ou incertain de l’écart\nDécomposer les écarts significatifs par catégorie, fournisseur, entité, volume de transactions et valeur moyenne lorsque ces informations sont disponibles.\n\nDécrire un facteur comme confirmé uniquement s’il est étayé par les données. Dans le cas contraire, le présenter comme une explication possible ou une question à examiner.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier :\n\n- Les domaines présentant un dépassement budgétaire important\n- Les domaines présentant des dépenses nettement inférieures au budget\n- Les dépenses sans budget identifiable\n- Les lignes budgétaires avec peu ou pas de dépenses réelles\n- Les dépassements récurrents\n- Les dépenses engagées ou en attente importantes non incluses dans les dépenses réelles\n- Les nouveaux domaines de dépenses ou les dépenses inhabituelles\n- Les écarts liés à des variations du volume de transactions, de leur montant ou de la répartition entre fournisseurs\n- Les domaines affectés par des problèmes de qualité des données\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nCommencer par une synthèse concise présentant :\n\n- Le total des dépenses réelles par rapport au budget total\n- L’écart global favorable ou défavorable\n- Le taux d’utilisation du budget\n- Les deux ou trois écarts les plus importants\n- Le caractère ponctuel, récurrent ou incertain des principaux écarts\n- Les principales actions ou questions à examiner\n### Analyse principale\n\nPrésenter l’analyse dans l’ordre suivant :\n\n1. Position globale du budget par rapport au réalisé\n2. Écarts par département\n3. Écarts par catégorie\n4. Écarts par fournisseur\n5. Écarts par entité\n6. Évolution mensuelle ou depuis le début de l’année, si disponible\n7. Dépenses engagées, en attente ou approuvées, si disponibles\n8. Principaux facteurs expliquant les écarts\n9. Domaines nécessitant l’attention de la direction\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Domaine | Dépenses réelles | Budget | Écart | Écart % | Statut |\n|---|---:|---:|---:|---:|---|---|\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les budgets manquants, périodes non comparables, budgets nuls, départements non rapprochés, doublons, devises multiples et hypothèses. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les écarts attendus, les révisions de prévisions, les dépenses retardées, les achats non budgétés, les dépassements récurrents et les informations à demander aux responsables de département.\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un CFO ou une équipe de direction financière.\n- Commencer par les écarts les plus significatifs.\n- Utiliser un langage professionnel, clair et concis.\n- Séparer les faits, les hypothèses, les interprétations et les recommandations.\n- Ne jamais inventer d’explications aux écarts.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Présenter les écarts en valeur absolue et en pourcentage lorsque cela est pertinent.\n- Ne pas calculer de pourcentage lorsque le budget est nul ou indisponible.\n- Distinguer les dépenses réelles, en attente, approuvées, engagées et prévisionnelles.\n- Ne pas considérer une sous-consommation comme automatiquement positive.\n- Traiter les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n- Utiliser le niveau de détail disponible sans donner une précision injustifiée.\n- Rendre le résultat utile même lorsque certaines données sont indisponibles.",{"_uid":232,"role":219,"title":233,"topic":229,"prompt":234,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"4e6a9216-ae5e-4f6d-b577-d7a7a2032536","Analyse des écarts pour la direction","# Analyse des écarts pour la direction\n\n## Objectif\n\nExpliquer les écarts les plus importants entre le budget et les dépenses réelles dans un format clair, adapté à une équipe de direction.\n\nAller au-delà du calcul de l’écart. Identifier ce qui a changé, son montant, les facteurs qui semblent l’expliquer, son caractère ponctuel ou récurrent et ce que la direction doit savoir ou décider.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas inventer d’explications. Si une information manque, est ambiguë ou incohérente, indiquer la limite avant de présenter l’analyse.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les dépenses réelles et le budget\n- Les comparaisons avec la période précédente ou depuis le début de l’année, si disponibles\n- Les calculs d’écarts, s’ils sont déjà fournis\n- Les répartitions par département, catégorie, fournisseur et entité\n- Le volume de transactions et la valeur moyenne, si disponibles\n- Le contexte métier ou les explications fournies par l’utilisateur\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données et identifier les informations nécessaires pour expliquer les principaux écarts.\n\nConfirmer :\n\n- La période couverte\n- La comparabilité des dépenses réelles et du budget\n- La ou les devises utilisées\n- Les dimensions disponibles pour l’analyse\n- Le caractère transactionnel ou agrégé des données\n- Le niveau de complétude de la période\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents disponibles pour les dépenses réelles, le budget, les écarts, les dates, départements, catégories, fournisseurs, entités et détails transactionnels.\n\nSi un écart est déjà calculé, le vérifier lorsque cela est possible.\n\nSi un champ manque ou si sa signification n’est pas claire, le signaler et expliquer son impact sur l’analyse.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier :\n\n- Les valeurs manquantes ou incohérentes\n- Les doublons\n- Les périodes non comparables\n- Les devises multiples\n- Les écarts sans détail transactionnel\n- Les transactions négatives, remboursements ou annulations\n- Les périodes incomplètes\n- Les explications peu claires ou non étayées\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer leur impact sur les conclusions.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nPour chaque écart significatif, calculer ou vérifier :\n\n- Les dépenses réelles\n- Le budget\n- L’écart absolu\n- L’écart en pourcentage\n- Les dépenses de la période précédente, si disponibles\n- L’évolution par rapport à cette période\n- Le volume de transactions et la valeur moyenne, si disponibles\n\nPrioriser les écarts selon leur importance financière et leur évolution relative. Ne pas calculer de pourcentage lorsque le budget ou la valeur de comparaison est nul ou indisponible.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nDécrire un facteur comme confirmé uniquement s’il est étayé par les données ou par le contexte fourni par l’utilisateur.\n\nClasser chaque explication comme facteur confirmé, facteur probable, explication possible ou élément inconnu à valider.\n\nIdentifier les plus grands écarts favorables et défavorables par département, catégorie, fournisseur, entité et période.\n\nÉvaluer si les mouvements semblent liés au calendrier, au volume, à la valeur moyenne, au prix, au mix fournisseurs ou catégories, à un achat ponctuel, à une tendance récurrente, à une classification budgétaire ou à des données incomplètes.\n\nClasser chaque explication comme facteur confirmé, facteur probable, explication possible ou élément inconnu à valider.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier :\n\n- Les écarts nécessitant l’attention de la direction\n- Les écarts défavorables récurrents\n- Les écarts ponctuels ayant un impact significatif sur la période\n- Les écarts pouvant nécessiter une révision des prévisions\n- Les écarts susceptibles d’avoir un impact opérationnel ou financier\n- Les écarts qui ne peuvent pas être expliqués de manière fiable\n- Les domaines pouvant nécessiter une action corrective\n\nPour chaque écart prioritaire, fournir :\n\n- Le périmètre concerné\n- L’impact financier\n- Les éléments justificatifs\n- L’explication et son niveau de confiance\n- La probabilité que l’écart se poursuive\n- L’action de suivi recommandée\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nCommencer par une synthèse des écarts les plus importants, de leur impact financier, des facteurs confirmés ou probables, de leur caractère ponctuel ou récurrent et des principaux risques ou décisions pour la direction.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Vue globale des écarts\n2. Plus grands écarts défavorables\n3. Plus grands écarts favorables\n4. Principaux facteurs explicatifs\n5. Mouvements ponctuels et récurrents\n6. Écarts nécessitant une révision des prévisions ou une action corrective\n7. Écarts nécessitant une investigation\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Zone | Dépenses réelles | Budget | Écart | Écart % | Commentaire | Confiance |\n|---|---:|---:|---:|---:|---|---|\n\nRédiger les commentaires dans un format réutilisable en réunion ou dans un reporting de direction.\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter séparément les principales limites, notamment :\n\n- Les informations manquantes ou ambiguës\n- Les explications non étayées\n- Les périodes non comparables\n- Les données incomplètes\n- Les devises multiples\n- Les doublons ou doublons potentiels\n- Les écarts sans détail transactionnel suffisant\n- Les hypothèses formulées\n\nExpliquer l’impact possible de chaque problème sur l’analyse.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions concrètes pour le CFO ou l’équipe de direction, par exemple :\n\n- Quels écarts sont attendus et lesquels nécessitent une action ?\n- Les principaux mouvements sont-ils ponctuels ou récurrents ?\n- Le budget ou les prévisions doivent-ils être révisés ?\n- Les explications fournies sont-elles étayées par les données transactionnelles ?\n- Quelles décisions de dépenses doivent être réexaminées ?\n- Quelles informations supplémentaires sont nécessaires avant de confirmer la cause d’un écart ?\n- Quels écarts doivent être suivis lors de la prochaine période de reporting ?\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un CFO ou une équipe de direction financière.\n- Rendre le commentaire réutilisable dans un reporting ou une réunion exécutive.\n- Se concentrer sur les écarts les plus importants.\n- Séparer les faits, explications, hypothèses et recommandations.\n- Ne jamais inventer la cause d’un écart.\n- Indiquer clairement le niveau de confiance de chaque explication.\n- Distinguer les écarts ponctuels, récurrents, liés au calendrier et non résolus.\n- Présenter les écarts en valeur absolue et en pourcentage lorsque cela est pertinent.\n- Ne pas calculer de pourcentage lorsque la valeur de comparaison est nulle ou indisponible.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Utiliser un langage professionnel, clair et concis.\n- Terminer par des actions ou questions concrètes.",{"_uid":236,"role":219,"title":237,"topic":238,"prompt":239,"ctaText":224,"ctaTitle":225,"component":223,"description":18},"c4c2288e-dbf6-47e6-8143-91a6fd5c64f8","Risque de concentration fournisseurs","suppliers-procurement","# Risque de concentration fournisseurs\n\n## Objectif\n\nAnalyser la part des dépenses concentrée auprès d’un nombre limité de fournisseurs, catégories, départements ou entités.\n\nCréer une revue concise, adaptée à un CFO, présentant la dépendance aux fournisseurs, les concentrations importantes, les risques potentiels et les domaines nécessitant une mesure de réduction ou une analyse complémentaire.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas considérer automatiquement une concentration comme un risque. Expliquer les éléments qui étayent chaque conclusion.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les dépenses de la période actuelle et de la période précédente\n- Les fournisseurs et catégories\n- Les répartitions par département et entité\n- Le budget, si disponible\n- Les informations contractuelles, de renouvellement ou de paiement, si disponibles\n- Le contexte métier ou le statut des fournisseurs, si fourni\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données et identifier les informations nécessaires pour analyser la concentration fournisseurs.\n\nConfirmer la période, le caractère transactionnel ou agrégé des données, les devises utilisées, la cohérence des noms fournisseurs et la complétude de la période.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents disponibles pour les dates, montants, fournisseurs, catégories, départements, entités et statuts.\n\nRegrouper des noms fournisseurs différents uniquement lorsque les données montrent qu’il s’agit du même fournisseur. En cas de doute, le signaler sans regrouper les données.\n\nSi un champ manque ou si sa signification n’est pas claire, expliquer son impact sur l’analyse.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les noms fournisseurs manquants ou incohérents, doublons, devises multiples, catégories, départements ou entités manquants, périodes partielles, remboursements ou annulations, fournisseurs potentiellement enregistrés sous plusieurs noms et dépenses sans fournisseur identifiable.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer leur impact sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Les dépenses totales\n- Les dépenses par fournisseur\n- La part de chaque fournisseur dans les dépenses totales\n- Les principaux fournisseurs par montant\n- Le nombre de fournisseurs\n- La concentration parmi les 5 et 10 premiers fournisseurs\n- La concentration par catégorie, département et entité\n- L’évolution par rapport à la période précédente\n- Les écarts budgétaires des fournisseurs concentrés, si disponibles\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les fournisseurs représentant une part importante des dépenses, les catégories ou départements dépendants de peu de fournisseurs, les fournisseurs dont les dépenses augmentent rapidement, les concentrations qui évoluent dans le temps, les services ou catégories similaires répartis entre plusieurs fournisseurs et les concentrations liées à des dépenses récurrentes ou critiques.\n\nPour chaque concentration significative, présenter le fournisseur ou groupe de fournisseurs concerné, le montant, la part des dépenses totales, la catégorie, le département ou l’entité concernés, l’évolution et le caractère attendu, stratégique ou potentiellement risqué de la concentration.\n\nDécrire un risque comme confirmé uniquement s’il est étayé par les données ou le contexte fourni.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier la dépendance élevée à un fournisseur, les catégories offrant peu d’alternatives, les dépenses critiques ou récurrentes concentrées, les hausses importantes, les doublons fournisseurs potentiels, les dépenses concentrées sans budget ou responsable identifiable et les domaines où la qualité des données ne permet pas une évaluation fiable.\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de réduction ou de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer la concentration globale, les principaux fournisseurs, les catégories, départements ou entités les plus concentrés, les risques potentiels et les principales actions de réduction ou questions à examiner.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Concentration fournisseurs globale\n2. Principaux fournisseurs par montant\n3. Concentration par catégorie, département et entité\n4. Évolution par rapport à la période précédente\n5. Dépenses récurrentes ou critiques concentrées\n6. Risques potentiels de dépendance\n7. Actions de réduction recommandées\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Fournisseur ou zone | Dépenses | Part des dépenses | Évolution | Niveau de concentration | Statut de revue |\n|---|---:|---:|---:|---|---|\n\nIndiquer clairement la devise et la période couvertes.\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les informations fournisseurs manquantes ou ambiguës, noms incohérents, devises multiples, périodes partielles, doublons, dépenses sans fournisseur et hypothèses. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les dépendances intentionnelles, les fournisseurs alternatifs, les catégories concentrées, les services critiques ou récurrents, les renégociations et les problèmes de qualité à résoudre.\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un CFO ou une équipe de direction financière.\n- Se concentrer sur les dépendances et évolutions importantes.\n- Séparer les faits, hypothèses, interprétations et recommandations.\n- Ne pas qualifier une concentration de risque sans éléments justificatifs.\n- Ne jamais inventer d’alternatives fournisseurs, de termes contractuels ou de criticité métier.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Analyser les devises séparément sauf méthode de conversion fiable.\n- Utiliser un langage professionnel, clair et concis.\n- Terminer par des actions de réduction ou des questions concrètes.",{"_uid":241,"role":219,"title":242,"topic":221,"prompt":243,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"36fabddc-b375-4784-a0e9-4b68fd700677","Revue des dépenses récurrentes","# Revue des dépenses récurrentes\n\n## Objectif\n\nIdentifier et analyser les dépenses récurrentes de l’entreprise par fournisseur, catégorie, département et entité.\n\nCréer une synthèse adaptée à un CFO présentant les coûts récurrents, leurs évolutions, les hausses importantes, les doublons potentiels, les points à revoir prochainement et les possibilités d’améliorer la visibilité ou le contrôle.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas considérer automatiquement des transactions répétées comme récurrentes. Expliquer les éléments qui étayent chaque identification.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les dépenses des périodes actuelle et précédente\n- L’historique des transactions ou factures\n- Les fournisseurs et catégories\n- Les départements et entités\n- Le budget, si disponible\n- La fréquence de paiement, les contrats ou renouvellements, si disponibles\n- Les statuts d’approbation ou de paiement, lorsque cela est pertinent\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données et identifier les informations nécessaires pour détecter et analyser les dépenses récurrentes.\n\nConfirmer :\n\n- La période couverte\n- Si la période est suffisamment longue pour identifier des tendances récurrentes\n- Le caractère transactionnel, basé sur les factures ou agrégé des données\n- La ou les devises utilisées\n- Si les données incluent des remboursements, annulations, transactions en attente ou annulées\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents disponibles pour les dates, montants, fournisseurs, catégories, départements, entités, descriptions et statuts.\n\nSignaler les champs manquants ou ambigus et expliquer leur impact sur l’analyse.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier :\n\n- Les dates manquantes ou invalides\n- Les montants manquants\n- Les noms fournisseurs incohérents\n- Les doublons\n- Les catégories incohérentes\n- Les devises multiples\n- Les périodes partielles\n- Les remboursements ou annulations\n- Les coûts pouvant apparaître sous plusieurs noms\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer leur impact sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Les dépenses récurrentes totales\n- Leur part dans les dépenses totales\n- Le nombre de fournisseurs ou domaines de dépenses récurrents\n- Les dépenses récurrentes par fournisseur\n- Les dépenses récurrentes par catégorie\n- Les dépenses récurrentes par département et entité\n- Le montant moyen d’un paiement récurrent\n- Le coût récurrent mensuel ou périodique\n- L’évolution par rapport à la période précédente\n- Les dépenses récurrentes au-dessus ou en dessous du budget, si les données budgétaires sont disponibles\n\nDistinguer les dépenses confirmées comme récurrentes, probablement récurrentes et non classifiables de manière fiable.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier :\n\n- Les coûts récurrents en hausse ou en baisse\n- Les nouveaux fournisseurs ou catégories récurrents\n- Les coûts récurrents qui semblent avoir cessé\n- Les fournisseurs présentant plusieurs charges récurrentes similaires\n- Les coûts dont les montants de paiement évoluent\n- Les coûts présentant une fréquence de paiement inhabituelle\n- Les dépenses récurrentes concentrées dans un département, une catégorie ou une entité\n- Les dépenses récurrentes qui pourraient être ponctuelles ou mal classées\n\nPour chaque mouvement important, présenter :\n\n- Le fournisseur ou domaine concerné\n- Le montant récurrent\n- La fréquence de paiement\n- L’évolution dans le temps\n- Le caractère attendu, inhabituel ou incertain du mouvement\n\nDécrire une cause comme confirmée uniquement si elle est étayée par les données ou le contexte fourni.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier :\n\n- Les coûts récurrents élevés\n- Les coûts récurrents présentant des hausses importantes\n- Les dépenses récurrentes sans budget identifiable\n- Les doublons ou chevauchements potentiels\n- Les fournisseurs avec plusieurs charges similaires\n- Les coûts récurrents sans responsable ou classification claire\n- Les coûts pouvant nécessiter une revue en vue d’un renouvellement, d’une renégociation ou d’une résiliation\n- Les domaines affectés par des données incomplètes ou peu fiables\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer :\n\n- Les dépenses récurrentes totales\n- Leur part dans les dépenses totales\n- Les principaux fournisseurs ou catégories récurrents\n- Les hausses ou évolutions les plus importantes\n- Les doublons, chevauchements ou coûts inhabituels potentiels\n- Les principales actions ou questions à examiner\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Dépenses récurrentes globales\n2. Dépenses récurrentes par fournisseur\n3. Dépenses récurrentes par catégorie\n4. Dépenses récurrentes par département et entité\n5. Plus fortes hausses et baisses\n6. Coûts nouveaux, arrêtés ou en évolution\n7. Doublons ou chevauchements potentiels\n8. Points nécessitant une revue\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Fournisseur ou zone | Dépenses récurrentes | Fréquence | Évolution | Statut budgétaire | Statut de revue |\n|---|---:|---|---:|---|---|\n\nIndiquer clairement la devise et la période couverte.\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter séparément les principales limites, notamment :\n\n- Un historique insuffisant pour confirmer les tendances récurrentes\n- Les informations manquantes ou ambiguës\n- Les noms fournisseurs incohérents\n- Les doublons ou doublons potentiels\n- Les devises multiples\n- Les périodes partielles\n- La fréquence de paiement incertaine\n- Les hypothèses formulées\n\nExpliquer leur impact sur les conclusions.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions concrètes pour le CFO ou l’équipe Finance, par exemple :\n\n- Quels coûts récurrents devraient être revus ou renégociés ?\n- Certains fournisseurs récurrents facturent-ils des services qui se chevauchent ?\n- Quels coûts récurrents ont augmenté sans modification correspondante du budget ?\n- Certains coûts continuent-ils d’être payés alors qu’ils semblent inactifs ?\n- Quels coûts récurrents devraient être intégrés aux prochaines prévisions ?\n- Existe-t-il des coûts récurrents sans responsable ou catégorie clairement identifié ?\n- Quelles informations supplémentaires sont nécessaires pour confirmer le caractère récurrent ?\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un CFO ou une équipe de direction financière.\n- Se concentrer sur les coûts récurrents et évolutions importantes.\n- Distinguer les dépenses confirmées comme récurrentes, probablement récurrentes et incertaines.\n- Ne jamais considérer une répétition comme un engagement récurrent sans éléments suffisants.\n- Ne pas inventer d’informations contractuelles, de renouvellement ou d’annulation.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Distinguer les dépenses récurrentes, ponctuelles, en attente et engagées.\n- Utiliser un langage professionnel, clair et concis.\n- Mettre en avant les possibilités concrètes de revue, de contrôle ou de renégociation.\n- Terminer par des actions ou questions concrètes.",{"_uid":245,"role":219,"title":246,"topic":247,"prompt":248,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"0d6bf672-85a0-4d26-89da-018f5a4ef75d","Synthèse des dépenses et de la situation financière pour la direction","reporting-reconciliation","# Synthèse des dépenses et de la situation financière pour la direction\n\n## Objectif\n\nCréer une synthèse exécutive de la situation des dépenses et des principaux indicateurs Finance à partir des données disponibles sur les dépenses, le budget, les écarts, les fournisseurs et les coûts récurrents.\n\nRegrouper les constats essentiels pour le CFO sans répéter tous les détails des analyses sources. Se concentrer sur la situation globale, les mouvements clés, les risques, les décisions et les actions.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Si des analyses précédentes sont fournies, les consolider et signaler les incohérences entre elles.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les dépenses des périodes actuelle et précédente\n- Le budget et les dépenses réelles\n- Les analyses d’écarts\n- Les fournisseurs et achats\n- Les dépenses récurrentes\n- Les répartitions par département, catégorie et entité\n- Les dépenses en attente, approuvées ou engagées, si disponibles\n- Les rapports ou analyses précédents fournis par l’utilisateur\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données et identifier les informations nécessaires pour produire une synthèse exécutive des dépenses et de la situation Finance.\n\nConfirmer :\n\n- La période de reporting\n- Le périmètre des données\n- Si les chiffres correspondent à des dépenses réelles, budgétées, en attente, engagées ou prévisionnelles\n- La ou les devises utilisées\n- La comparabilité des sources\n- Le niveau de complétude de la période\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents disponibles pour les dates, montants, budgets, écarts, fournisseurs, départements, catégories, entités et statuts.\n\nSi des analyses précédentes sont fournies, identifier leurs principaux indicateurs et conclusions.\n\nSi un champ ou une source manque ou si sa signification n’est pas claire, le signaler et expliquer son impact sur la synthèse.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les chiffres contradictoires entre sources, informations manquantes ou ambiguës, doublons, périodes non comparables, devises multiples, données incomplètes, explications non étayées et définitions différentes des dépenses réelles, budgétées, en attente, engagées ou prévisionnelles.\n\nNe pas résoudre silencieusement les contradictions. Expliquer la source priorisée et pourquoi.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer ou vérifier, lorsque les données le permettent :\n\n- Les dépenses réelles totales\n- Le budget total\n- L’écart global\n- L’évolution par rapport à la période précédente\n- Le taux d’utilisation du budget\n- Les dépenses récurrentes\n- Les dépenses engagées ou en attente\n- La concentration par fournisseur, catégorie, département et entité\n- Le nombre d’exceptions importantes\n\nNe pas calculer de pourcentage lorsque la valeur de comparaison est nulle ou indisponible.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les constats les plus importants concernant :\n\n- Les dépenses globales\n- Le budget et les écarts\n- Les départements et catégories\n- Les fournisseurs\n- Les coûts récurrents\n- Les entités\n- Les dépenses en attente, approuvées ou engagées\n- Les limites liées à la qualité des données ou au reporting\n\nPrioriser selon l’importance financière, l’impact potentiel, le caractère récurrent, l’urgence et le besoin d’une décision de la direction.\n\nÉviter de répéter les analyses détaillées déjà disponibles. Résumer la conclusion et la relier aux éléments qui l’étayent.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier :\n\n- Les écarts défavorables importants\n- Les coûts récurrents importants ou en hausse\n- La concentration ou la dépendance à certains fournisseurs\n- Les dépenses sans budget ou responsable clair\n- Les risques liés aux dépenses en attente ou engagées\n- Les domaines nécessitant une révision des prévisions ou une action corrective\n- Les questions importantes restant sans réponse\n- Les décisions nécessitant l’intervention de la direction\n\nPour chaque point prioritaire, fournir :\n\n- Le constat clé\n- L’impact financier\n- Les éléments qui l’étayent\n- L’implication potentielle\n- L’action ou la décision recommandée\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nPrésenter une synthèse concise adaptée à un CFO couvrant :\n\n- La situation globale des dépenses\n- La position budgétaire et les écarts\n- Les mouvements les plus importants\n- Les principaux risques liés aux coûts récurrents ou aux fournisseurs\n- Les principales limites liées aux données\n- Les décisions ou actions attendues de la direction\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Situation financière globale\n2. Position des dépenses et du budget\n3. Principaux facteurs d’écart\n4. Fournisseurs et dépenses récurrentes\n5. Risques et exceptions clés\n6. Actions et décisions recommandées\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Zone | Constat clé | Impact financier | Risque ou implication | Action recommandée |\n|---|---|---:|---|---|\n\nIndiquer clairement la devise et la période couverte.\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter séparément les principales limites, notamment :\n\n- Les contradictions entre sources\n- Les données manquantes ou ambiguës\n- Les périodes incomplètes\n- Les devises multiples\n- Les explications non étayées\n- Les doublons ou doublons potentiels\n- Les hypothèses formulées\n\nExpliquer leur impact sur les conclusions.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions concrètes pour le CFO ou l’équipe de direction, par exemple :\n\n- Quels sont les mouvements financiers les plus importants de la période ?\n- Quels écarts nécessitent une action immédiate ?\n- Quels coûts récurrents ou fournisseurs devraient être revus ?\n- Le budget ou les prévisions doivent-ils être révisés ?\n- Quels risques peuvent découler des dépenses en attente ou engagées ?\n- Quelles décisions nécessitent l’approbation de la direction ?\n- Quelles informations supplémentaires sont nécessaires avant de finaliser l’analyse ?\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un CFO ou une équipe de direction financière.\n- Être concis et prioriser les constats les plus importants.\n- Synthétiser les analyses disponibles sans les répéter intégralement.\n- Séparer les faits, hypothèses, interprétations et recommandations.\n- Ne jamais inventer d’explications ni de chiffres.\n- Signaler les contradictions, données manquantes et conclusions peu fiables.\n- Distinguer les dépenses réelles, budgétées, en attente, engagées et prévisionnelles.\n- Formuler des actions précises et concrètes.\n- Utiliser un langage professionnel, clair et concis.\n- Terminer par les décisions, actions et questions nécessitant l’attention de la direction.",{"_uid":250,"role":251,"title":252,"topic":253,"prompt":254,"ctaText":224,"ctaTitle":225,"component":223,"description":18},"d84ac930-3ea6-40c2-a2ea-2bbb2f5a5185","controllers","Rapprochement des factures","invoices-ap","# Rapprochement des factures\n\n## Objectif\n\nComparer les données de factures avec les données disponibles de paiements, de commandes d’achat ou de comptabilité afin d’identifier les éléments rapprochés, non rapprochés et incohérents.\n\nCréer un rapprochement concis, adapté à un contrôleur financier, présentant les principaux écarts, les éléments ouverts, l’impact financier et les actions nécessaires avant le reporting ou la clôture.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas inventer d’explications. Si une information manque, est ambiguë ou incohérente, indiquer la limite avant de présenter l’analyse.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les factures\n- Les paiements ou transactions\n- Les commandes d’achat, si disponibles\n- Les exports comptables ou du grand livre, si disponibles\n- Les fournisseurs, entités et catégories\n- Les statuts des factures, approbations et paiements\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données et identifier les informations nécessaires pour comparer les factures avec les paiements, commandes d’achat ou écritures comptables.\n\nConfirmer les périodes couvertes, les devises utilisées, les références de rapprochement disponibles et la complétude des sources.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents disponibles pour les références de facture, dates, montants, fournisseurs, commandes, paiements, entités, devises et statuts.\n\nSi les sources ont des structures ou références différentes, expliquer la méthode de rapprochement. Si un champ manque ou si sa signification n’est pas claire, signaler cette limite.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les références manquantes, doublons, différences de montant, noms fournisseurs incohérents, devises multiples, périodes incohérentes, factures sans paiement et paiements sans facture.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Le nombre et la valeur totale des factures\n- La valeur des factures rapprochées et non rapprochées\n- Les factures sans paiement\n- Les paiements sans facture\n- Les différences de montant\n- Les éléments nécessitant une revue\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les principaux écarts de rapprochement par fournisseur, entité, catégorie, statut et période.\n\nPour chaque écart important, présenter l’élément ou le domaine concerné, les montants correspondants, le type d’écart, l’explication étayée par les données et l’impact financier ou sur le reporting.\n\nDécrire une cause comme confirmée uniquement si elle est étayée par les données. Dans le cas contraire, la présenter comme une explication possible ou une question à examiner.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les factures non rapprochées importantes, les paiements sans facture correspondante, les écarts de montant, les fournisseurs présentant des problèmes répétés et les éléments susceptibles d’affecter le reporting de clôture.\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer le statut global du rapprochement, la valeur des éléments rapprochés et non rapprochés, les écarts significatifs, les principaux points nécessitant une attention particulière et les actions nécessaires avant le reporting ou la clôture.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Statut global du rapprochement\n2. Éléments rapprochés et non rapprochés\n3. Écarts de montant\n4. Factures sans paiement\n5. Paiements sans facture\n6. Principaux écarts par fournisseur, entité ou catégorie\n7. Éléments ouverts nécessitant une action\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Zone ou élément | Valeur facture | Valeur rapprochée | Différence | Statut | Action recommandée |\n|---|---:|---:|---:|---|---|\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les informations manquantes, les éléments non rapprochés, les doublons, les devises multiples, les périodes incomplètes et les hypothèses. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les factures non rapprochées urgentes, les paiements sans facture correspondante, les écarts de montant, l’impact sur la clôture, les problèmes fournisseurs récurrents et les informations nécessaires pour finaliser le rapprochement.\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un contrôleur financier ou une équipe Finance Operations.\n- Se concentrer sur les écarts importants et les éléments ouverts.\n- Ne jamais inventer un rapprochement ou une explication.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Analyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n- Terminer par des actions concrètes nécessaires pour finaliser le rapprochement.",{"_uid":256,"role":251,"title":257,"topic":253,"prompt":258,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"eba06623-5d38-4f7a-acfa-cb207ed4b66d","Détection des factures en double","# Détection des factures en double\n\n## Objectif\n\nIdentifier les factures en double ou potentiellement en double et évaluer leur impact financier et opérationnel possible.\n\nCréer une revue concise, adaptée à un contrôleur financier, distinguant les doublons confirmés des éléments nécessitant une validation manuelle.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas considérer automatiquement des enregistrements similaires comme des doublons. Expliquer les éléments qui étayent chaque conclusion.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les factures\n- Les informations fournisseurs\n- Les références de facture, dates et montants\n- Les devises\n- Les références de commande d’achat ou de paiement, si disponibles\n- Les statuts des factures et des paiements\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données disponibles et identifier les informations nécessaires pour détecter les doublons ou doublons potentiels.\n\nConfirmer la période couverte, la ou les devises utilisées, les identifiants disponibles pour la comparaison et la complétude des données.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents pour les références de facture, fournisseurs, dates, montants, devises, commandes d’achat, descriptions et statuts.\n\nSi les noms fournisseurs ou les références de facture utilisent des formats différents, les normaliser lorsque cela est approprié et expliquer la méthode utilisée.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les références de facture manquantes, noms fournisseurs incohérents, identifiants de transaction en double, devises multiples, avoirs, remboursements, annulations et factures récurrentes légitimes pouvant ressembler à des doublons.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Le nombre total de factures examinées\n- Les groupes de doublons confirmés\n- Les groupes de doublons potentiels\n- La valeur des doublons confirmés et potentiels\n- Les fournisseurs concernés\n- Les doublons déjà payés ou approuvés\n- Les doublons en attente de revue\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nRechercher les doublons potentiels à partir de combinaisons de fournisseur, référence de facture, montant, date, description, commande d’achat et référence de paiement.\n\nPour chaque groupe de doublons potentiels, présenter les enregistrements concernés, le fournisseur, les dates, les montants, les éléments de correspondance et le statut de paiement ou d’approbation.\n\nClasser les enregistrements comme doublons confirmés, doublons potentiels ou éléments à examiner. Ne pas qualifier des enregistrements similaires de doublons confirmés sans éléments suffisants.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les doublons confirmés, les doublons potentiels, les doublons déjà payés ou approuvés, les fournisseurs présentant des répétitions et les problèmes liés au format ou à la saisie.\n\nPour chaque groupe prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact financier potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer le nombre et la valeur des doublons confirmés et potentiels, indiquer si certains ont déjà été payés ou approuvés, présenter les fournisseurs les plus concernés et les actions prioritaires.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Résultats globaux de la détection des doublons\n2. Doublons confirmés\n3. Doublons potentiels nécessitant une revue\n4. Factures en double déjà payées ou approuvées\n5. Fournisseurs présentant des répétitions\n6. Problèmes de données ou de processus\n7. Actions recommandées\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Groupe de doublons | Fournisseur | Valeur de la facture | Éléments de correspondance | Statut | Action recommandée |\n|---|---|---:|---|---|---|\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les références manquantes, noms fournisseurs incohérents, enregistrements incomplets, devises multiples, factures récurrentes légitimes pouvant ressembler à des doublons et hypothèses formulées.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les groupes à vérifier en priorité, les doublons déjà payés ou approuvés, les répétitions chez certains fournisseurs, les faux positifs et les contrôles nécessaires pour éviter de futurs doublons.\n\n## Règles de sortie\n\n- Distinguer les doublons confirmés des doublons potentiels.\n- Ne jamais qualifier des enregistrements similaires de doublons sans éléments suffisants.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Séparer l’impact financier des éléments nécessitant une investigation.\n- Utiliser un langage professionnel, clair et concis.\n- Terminer par des actions concrètes pour examiner, corriger ou prévenir les factures en double.",{"_uid":260,"role":251,"title":261,"topic":247,"prompt":262,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"d08ad9a8-985f-4aa7-afdf-e3c4d9438c64","Préparation à la clôture mensuelle","# Préparation à la clôture mensuelle\n\n## Objectif\n\nÉvaluer si les données disponibles de dépenses, factures, approbations, paiements et comptabilité sont prêtes pour la clôture mensuelle.\n\nCréer une revue concise, adaptée à un contrôleur financier, présentant les éléments terminés, ouverts ou bloquants, les informations manquantes et les actions à réaliser avant la clôture.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas considérer un élément comme terminé sans preuve.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les factures et avoirs\n- Les transactions de dépenses\n- Les paiements et approbations\n- Les bons de commande, si disponibles\n- Les exports comptables ou du grand livre, si disponibles\n- Les résultats de rapprochement, si disponibles\n- La checklist ou les échéances de clôture, si fournies\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données et identifier les informations nécessaires pour évaluer la préparation à la clôture.\n\nConfirmer la période de clôture, son niveau de complétude, les sources correspondant à des données réelles, en attente, approuvées, engagées ou comptabilisées, les devises utilisées et la couverture de toutes les entités concernées.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents pour les dates, montants, factures, transactions, approbations, paiements, bons de commande, références comptables et statuts.\n\nSi un champ ou une source manque ou si sa signification n’est pas claire, le signaler et expliquer son impact sur l’évaluation de la préparation à la clôture.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les factures ou transactions manquantes, paiements ou écritures comptables non rapprochés, éléments non approuvés ou en attente, références comptables manquantes, doublons, périodes incomplètes, devises multiples et statuts peu clairs.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Le total des dépenses et la valeur totale des factures\n- La valeur comptabilisée ou finalisée\n- La valeur en attente ou non approuvée\n- La valeur impayée\n- La valeur non rapprochée\n- Le nombre d’éléments ouverts\n- Les éléments auxquels il manque des informations requises\n- Les éléments susceptibles d’affecter la clôture\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les principaux éléments ouverts par statut, département, fournisseur, entité, catégorie, valeur financière et ancienneté, lorsque les dates permettent de la calculer.\n\nPrioriser les éléments importants, en retard, récurrents ou susceptibles de retarder la clôture.\n\nPour chaque élément ou groupe important, présenter la valeur, le statut actuel, l’action ou l’information manquante et l’impact potentiel sur la clôture.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier :\n\n- Les dépenses importantes non comptabilisées ou non rapprochées\n- Les factures en attente d’approbation\n- Les paiements sans pièce justificative correspondante\n- Les factures ou références comptables manquantes\n- Les bons de commande ouverts\n- Les problèmes de clôture récurrents\n- Les éléments nécessitant une investigation manuelle\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer l’état global de préparation, les éléments terminés, ouverts ou bloqués, la valeur des principaux éléments ouverts, les blocages potentiels et les actions à réaliser avant la clôture.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Statut global de préparation\n2. Éléments terminés et comptabilisés\n3. Approbations et paiements en attente\n4. Éléments non rapprochés ou manquants\n5. Bons de commande ouverts ou engagements\n6. Blocages et risques importants\n7. Actions recommandées et responsables, si disponibles\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Zone ou élément | Valeur | Statut actuel | Impact sur la clôture | Action requise |\n|---|---:|---|---|---|\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les informations manquantes, la couverture incomplète, les éléments non rapprochés, les doublons, les devises multiples et les hypothèses. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les éléments ouverts à résoudre, les approbations ou factures importantes en attente, les éléments non rapprochés, les bons de commande ouverts, les problèmes de clôture récurrents et les responsables des actions.\n\n## Règles de sortie\n\n- Distinguer clairement les éléments prêts, ouverts, bloqués et non résolus.\n- Prioriser les problèmes importants et urgents.\n- Ne jamais considérer un élément comme terminé sans preuve.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Analyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n- Séparer les faits, hypothèses, risques et actions recommandées.\n- Terminer par les actions nécessaires avant la clôture mensuelle.",{"_uid":264,"role":251,"title":265,"topic":266,"prompt":267,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"41d520d0-9f5d-4cd9-a2ac-a704014318e9","Revue de la qualité des données de dépenses","expense-management","# Revue de la qualité des données de dépenses\n\n## Objectif\n\nÉvaluer la complétude, la cohérence et la fiabilité des données de dépenses pour le reporting, le rapprochement et l’analyse financière.\n\nCréer une revue concise, adaptée à un contrôleur financier, présentant les principaux problèmes de qualité, leur impact potentiel et les actions nécessaires pour fiabiliser l’analyse.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas inventer de valeurs manquantes ni attribuer un statut de qualité sans éléments justificatifs.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les transactions de dépenses\n- Les catégories et départements\n- Les fournisseurs, employés ou porteurs de carte, si disponibles\n- Les entités et devises\n- Les statuts d’approbation, de paiement et de transaction\n- Les données de la période précédente, si disponibles\n- Les règles de qualité des données ou exigences de reporting, si fournies\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nIdentifier les informations nécessaires pour évaluer la qualité des données et leur préparation au reporting.\n\nConfirmer la période, le nombre et le type d’enregistrements, les dimensions disponibles, les devises utilisées et la complétude des données.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents pour les dates, montants, fournisseurs, employés, départements, catégories, entités et statuts.\n\nSi les champs utilisent des structures ou des noms différents, expliquer comment ils ont été interprétés. Signaler les champs manquants ou ambigus.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les valeurs manquantes, dates ou montants invalides, doublons, noms de fournisseurs ou d’employés incohérents, départements, catégories ou entités manquants, devises multiples, statuts ambigus, transactions négatives et classifications incohérentes.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Le nombre total d’enregistrements et les dépenses totales\n- La complétude des champs importants\n- Les enregistrements comportant des informations manquantes\n- Les doublons ou doublons potentiels\n- Les enregistrements présentant des classifications incohérentes\n- Les dépenses affectées par chaque problème important\n- L’évolution par rapport à la période précédente, si disponible\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les problèmes de qualité des données les plus importants par valeur financière, nombre d’enregistrements, département, catégorie, fournisseur, entité et employé ou porteur de carte, lorsque cela est pertinent.\n\nPour chaque problème, présenter la zone concernée, le nombre et la valeur des enregistrements, le type de problème, l’impact potentiel sur le reporting et son caractère isolé ou récurrent.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les dépenses importantes affectées par des données peu fiables, les départements ou catégories présentant des problèmes répétés, les informations fournisseurs ou employés incohérentes, les doublons, les éléments impossibles à rapprocher et les problèmes nécessitant une correction des données ou des processus.\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer la qualité globale des données, les problèmes les plus importants par impact financier, les zones les plus affectées, l’impact sur le reporting ou le rapprochement et les principales actions correctives.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Qualité globale des données\n2. Informations manquantes ou incomplètes\n3. Doublons ou doublons potentiels\n4. Problèmes de classification et de cohérence\n5. Problèmes par département, catégorie, fournisseur et entité\n6. Impact sur le reporting ou le rapprochement\n7. Actions correctives recommandées\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Problème ou zone | Nombre d’enregistrements | Dépenses affectées | Impact potentiel | Action recommandée |\n|---|---:|---:|---|---|\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les informations manquantes ou ambiguës, périodes incomplètes, devises multiples, doublons, règles de classification incertaines et hypothèses. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les problèmes ayant le plus fort impact financier, les problèmes de processus récurrents, les enregistrements à corriger, les classifications affectant l’analyse comptable, les champs devant être obligatoires et les contrôles à mettre en place pour le prochain cycle de reporting.\n\n## Règles de sortie\n\n- Prioriser les problèmes selon leur impact financier et le risque de reporting.\n- Séparer les faits, hypothèses, limites et recommandations.\n- Ne jamais inventer de valeurs ou classifications manquantes.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Analyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n- Distinguer les problèmes isolés des tendances récurrentes.\n- Utiliser un langage professionnel, clair et concis.\n- Terminer par des actions correctives concrètes.",{"_uid":269,"role":251,"title":270,"topic":247,"prompt":271,"ctaText":224,"ctaTitle":225,"component":223,"description":18},"8c2f9b1c-3c22-4fe7-bc8d-146182e9dc93","Validation de l’export comptable","# Validation de l’export comptable\n\n## Objectif\n\nValider un export comptable par rapport aux données sources disponibles de dépenses, factures ou transactions.\n\nCréer une revue concise, adaptée à un contrôleur financier, indiquant si l’export est complet et cohérent, quels montants ou enregistrements ne correspondent pas et quelles corrections sont nécessaires avant le reporting ou la clôture.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas considérer automatiquement une différence de total comme une erreur sans vérifier le périmètre, le calendrier, les devises et les définitions des données.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- L’export comptable\n- Les données sources de dépenses ou de factures\n- Les transactions ou paiements\n- La période comptable\n- Les comptes, catégories, départements et entités\n- Les devises et montants\n- Le statut d’export ou de comptabilisation, si disponible\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données et identifier les informations nécessaires pour comparer l’export comptable aux données sources.\n\nConfirmer les périodes couvertes par chaque source, le périmètre comptable, le niveau de détail, les devises utilisées et la complétude et comparabilité des sources.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents pour les dates, montants, références de transaction, comptes, catégories, départements, entités, fournisseurs et statuts.\n\nSi les sources ont des structures ou des niveaux de détail différents, expliquer la méthode de comparaison. Si un champ manque ou si sa signification n’est pas claire, signaler cette limite.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les références comptables manquantes, doublons, affectations de comptes manquantes ou invalides, périodes différentes, devises multiples, transactions non rapprochées et dimensions manquantes.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer ou vérifier, lorsque les données le permettent :\n\n- La valeur totale des données sources\n- La valeur totale de l’export comptable\n- L’écart absolu\n- L’écart en pourcentage, lorsque cela est pertinent\n- Les éléments rapprochés et non rapprochés\n- Les éléments présentant des différences de compte ou de dimension\n- Les éléments hors de la période attendue\n\nNe pas calculer de pourcentage lorsque la valeur de comparaison est nulle ou indisponible.\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les différences les plus importantes par compte ou catégorie, département, entité, fournisseur, période de reporting et statut de transaction.\n\nPour chaque différence importante, présenter la zone concernée, la valeur source, la valeur de l’export, l’écart, l’explication étayée par les données et l’impact potentiel sur le reporting.\n\nDécrire une cause comme confirmée uniquement si elle est étayée par les données. Dans le cas contraire, la présenter comme une explication possible ou une question à examiner.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les écarts de total importants, les éléments non rapprochés, les références comptables manquantes, les affectations de comptes incorrectes, les transactions comptabilisées sur la mauvaise période, les dimensions manquantes et les lignes d’export en double.\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer le statut global de validation, indiquer si les totaux des données sources et de l’export concordent, présenter les différences les plus importantes, les principaux comptes ou dimensions concernés et les corrections nécessaires.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Comparaison globale entre les données sources et l’export\n2. Éléments rapprochés et non rapprochés\n3. Différences globales et par compte\n4. Problèmes de période, de devise ou de dimension\n5. Principales différences par fournisseur, département ou entité\n6. Corrections nécessaires avant le reporting ou la clôture\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Zone | Valeur source | Valeur export | Différence | Statut | Action recommandée |\n|---|---:|---:|---:|---|---|\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les informations manquantes ou ambiguës, les périodes non comparables, les éléments non rapprochés, les doublons, les devises multiples, les dimensions manquantes et les hypothèses formulées. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les différences nécessitant une correction, la comparabilité des populations analysées, les références ou dimensions manquantes, les écritures comptabilisées sur la mauvaise période, les écarts liés au calendrier plutôt qu’aux données et les contrôles à mettre en place pour le prochain export.\n\n## Règles de sortie\n\n- Se concentrer sur les écarts importants et leur impact sur le reporting.\n- Séparer les faits, hypothèses, exceptions et recommandations.\n- Ne jamais considérer un écart comme une erreur sans vérifier le périmètre et le calendrier.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Ne pas calculer de pourcentage lorsque la valeur de comparaison est nulle ou indisponible.\n- Analyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n- Utiliser un langage professionnel, clair et concis.\n- Terminer par des actions concrètes de correction et de validation.",{"_uid":273,"role":251,"title":274,"topic":266,"prompt":275,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"801eaea1-a279-4c9c-8421-67b3183d25a6","Rapport des exceptions d’approbation","# Rapport des exceptions d’approbation\n\n## Objectif\n\nIdentifier les factures ou transactions présentant des exceptions d’approbation, des retards, des approbations manquantes ou des schémas nécessitant une revue.\n\nCréer un rapport concis, adapté à un contrôleur financier, présentant la valeur, le type et l’impact potentiel des exceptions sans considérer automatiquement chaque exception comme une violation de politique.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas inventer de règles d’approbation ni d’explications. Si les règles d’approbation ne sont pas fournies, signaler clairement cette limite.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les transactions de dépenses ou les factures\n- Les enregistrements et horodatages d’approbation\n- Les montants et devises\n- Les fournisseurs, employés ou porteurs de carte, si disponibles\n- Les départements et entités\n- Les statuts des transactions, factures et paiements\n- Les seuils d’approbation ou règles applicables, si disponibles\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nIdentifier les informations nécessaires pour analyser les exceptions et délais d’approbation.\n\nConfirmer la période couverte, les devises utilisées, les statuts et horodatages d’approbation disponibles, la présence éventuelle de règles d’approbation et la complétude de la période.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents pour les dates, montants, fournisseurs, employés, départements, entités, approbateurs, étapes d’approbation et statuts.\n\nSi des règles d’approbation sont disponibles, les rapprocher des informations de transaction ou de facture. Si un champ manque ou si sa signification n’est pas claire, signaler cette limite.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les statuts d’approbation, dates ou informations sur les approbateurs manquants, doublons, noms incohérents, devises multiples, périodes incomplètes, statuts peu clairs et seuils de politique manquants.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Le nombre total de transactions ou factures examinées\n- La valeur totale examinée\n- La valeur en attente, rejetée ou annulée\n- La valeur sans information d’approbation\n- Le délai moyen d’approbation, si les horodatages sont disponibles\n- La valeur dépassant les seuils d’approbation connus\n- Les exceptions par département, approbateur, fournisseur ou entité\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les principales exceptions d’approbation par type, valeur financière, département, entité, fournisseur, approbateur ou étape d’approbation, ainsi que par ancienneté ou retard.\n\nPour chaque exception importante, présenter la zone concernée, la valeur, le statut, les éléments qui l’étayent et l’impact financier ou de contrôle potentiel.\n\nQualifier une exception de violation de politique uniquement si la règle applicable est fournie et étayée par les données. Dans le cas contraire, la classer comme élément à examiner.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les transactions importantes sans information d’approbation, les approbations en attente depuis longtemps, les exceptions répétées, les transactions dépassant les seuils connus, les retards d’approbation pouvant affecter le paiement ou la clôture et les transactions rejetées ou annulées qui apparaissent toujours dans les données de reporting.\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments qui l’étayent, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer la situation globale des exceptions d’approbation, le nombre et la valeur des exceptions importantes, les principaux types d’exception, les zones les plus concernées et les actions prioritaires.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Situation globale des exceptions d’approbation\n2. Éléments en attente, rejetés ou annulés\n3. Informations d’approbation manquantes\n4. Délais d’approbation\n5. Exceptions de seuil ou de politique, si les règles sont disponibles\n6. Exceptions par département, fournisseur, entité ou approbateur\n7. Actions recommandées\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Zone ou exception | Nombre d’éléments | Valeur | Statut | Impact potentiel | Action recommandée |\n|---|---:|---:|---|---|---|\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les informations d’approbation manquantes ou ambiguës, les règles de politique manquantes, les périodes incomplètes, les doublons, les devises multiples, les statuts contradictoires et les hypothèses formulées. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les exceptions urgentes, les transactions importantes en attente, les schémas récurrents, les retards affectant la clôture, les règles à clarifier et les changements de processus nécessaires pour éviter que ces exceptions se reproduisent.\n\n## Règles de sortie\n\n- Se concentrer sur les exceptions importantes, les retards et les risques de contrôle.\n- Séparer les faits, hypothèses, constats fondés sur une règle et recommandations.\n- Ne jamais inventer de règle d’approbation ni qualifier une exception de violation sans preuve.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Analyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n- Distinguer les transactions en attente, rejetées, annulées et approuvées.\n- Utiliser un langage professionnel, clair et concis.\n- Terminer par des actions concrètes pour résoudre ou prévenir les exceptions d’approbation.",{"_uid":277,"role":278,"title":279,"topic":253,"prompt":280,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"5658710c-b39b-4036-8503-7e825d2ff250","ap-manager","Priorisation des factures en retard","# Priorisation des factures en retard\n\n## Objectif\n\nIdentifier les factures en retard et prioriser les actions nécessaires pour les traiter.\n\nCréer une revue concise, adaptée à un Responsable comptabilité fournisseurs, présentant les factures les plus urgentes, la valeur financière concernée, les raisons du retard lorsqu’elles sont étayées et l’action suivante à mener.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas supposer qu’une facture en retard doit être payée immédiatement ni qu’une cause précise explique le retard sans éléments justificatifs.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les factures\n- Les dates de facture et d’échéance\n- Les montants et devises\n- Les fournisseurs\n- Les statuts d’approbation et de paiement\n- Les départements et entités\n- Les informations relatives aux litiges ou exceptions, si disponibles\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données et identifier les informations nécessaires pour repérer et prioriser les factures en retard.\n\nConfirmer la période couverte, la date utilisée pour déterminer le retard, les devises utilisées, les statuts disponibles et la complétude des données.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents disponibles pour les dates de facture, dates d’échéance, montants, fournisseurs, entités, départements, statuts d’approbation, statuts de paiement et litiges.\n\nSi un champ manque ou si sa signification n’est pas claire, signaler cette limite et expliquer son impact sur la priorisation.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les dates manquantes ou invalides, montants manquants, factures en double, noms fournisseurs incohérents, devises multiples, statuts ambigus, avoirs et périodes incomplètes.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Le nombre et la valeur des factures en retard\n- Le nombre et la valeur des factures selon le nombre de jours de retard\n- Le nombre et la valeur des factures en attente d’approbation\n- Le nombre et la valeur des factures en retard déjà approuvées\n- Le nombre moyen de jours de retard\n- La valeur en retard par fournisseur, département et entité\n- L’évolution par rapport à la période précédente, si disponible\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les factures en retard les plus importantes et les plus anciennes, les fournisseurs présentant des retards répétés, les hausses de la valeur des factures en retard et les factures affectées par des problèmes d’approbation, de litige ou de paiement.\n\nPour chaque facture ou groupe prioritaire, présenter le montant, le nombre de jours de retard, le fournisseur, le statut actuel, les éléments justificatifs et l’action suivante recommandée.\n\nDécrire une cause comme confirmée uniquement si elle est étayée par les données. Dans le cas contraire, la présenter comme une explication possible ou une question à examiner.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les factures en retard de montant élevé, les factures présentant un retard important, les factures en retard bloquées par une approbation ou des informations manquantes, les problèmes fournisseurs récurrents et les éléments susceptibles d’affecter les relations fournisseurs ou le reporting.\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer la valeur totale des factures en retard, les factures les plus anciennes et les plus importantes, les principaux blocages, les fournisseurs ou domaines concernés et les actions requises.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Situation globale des factures en retard\n2. Factures prioritaires par montant et ancienneté\n3. Factures en retard en attente d’approbation\n4. Factures en retard déjà approuvées\n5. Tendances par fournisseur, département et entité\n6. Principaux blocages et actions recommandées\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Facture ou fournisseur | Montant | Jours de retard | Statut actuel | Priorité | Action recommandée |\n|---|---:|---:|---|---|---|\n\nIndiquer clairement la devise et la période couvertes.\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les informations manquantes ou ambiguës, dates invalides, doublons, devises multiples, statuts peu clairs, avoirs et hypothèses. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les factures urgentes, les blocages d’approbation, les litiges, les retards fournisseurs récurrents, les responsables des prochaines actions et les informations nécessaires pour traiter les factures en attente.\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un Responsable comptabilité fournisseurs ou une équipe Finance Operations.\n- Prioriser selon la valeur financière, l’ancienneté et les statuts disponibles.\n- Ne jamais inventer la cause d’un retard.\n- Ne pas recommander un paiement sans tenir compte des approbations, litiges et statuts.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Analyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n- Terminer par une liste d’actions concrètes, classées par priorité.",{"_uid":282,"role":278,"title":283,"topic":253,"prompt":284,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"949bf81e-13a6-4fc5-9e03-22b2fd830c0c","Analyse de l’ancienneté des factures","# Analyse de l’ancienneté des factures\n\n## Objectif\n\nAnalyser l’ancienneté et le statut des factures ouvertes afin de présenter la situation globale de l’ancienneté des factures fournisseurs et ses principales évolutions.\n\nCréer une revue concise, adaptée à un Responsable comptabilité fournisseurs, des factures non échues, en retard et anciennes par fournisseur, département et entité.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas considérer une facture ancienne comme en retard sauf si sa date d’échéance ou la méthode de calcul de l’ancienneté le justifie.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les factures\n- Les dates de facture et d’échéance\n- Les montants et devises\n- Les fournisseurs\n- Les statuts d’approbation et de paiement\n- Les départements et entités\n- Les données d’ancienneté de la période précédente, si disponibles\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données disponibles et identifier les informations nécessaires pour calculer l’ancienneté des factures.\n\nConfirmer la période couverte, la date utilisée pour le calcul de l’ancienneté, les devises utilisées, les statuts disponibles et si les données couvrent uniquement les factures ouvertes ou toutes les factures.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents disponibles pour les dates de facture, dates d’échéance, montants, fournisseurs, départements, entités, statuts d’approbation et de paiement.\n\nSi la méthode de calcul de l’ancienneté n’est pas claire, indiquer la méthode utilisée et expliquer cette limite.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les dates manquantes ou invalides, montants manquants, factures en double, noms fournisseurs incohérents, devises multiples, factures payées incluses dans les soldes ouverts et périodes incomplètes.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- La valeur totale des factures ouvertes\n- Le nombre de factures ouvertes\n- La valeur et le nombre de factures par tranche d’ancienneté\n- Les montants non échus et en retard\n- La part des montants en retard dans la valeur totale des factures ouvertes\n- Le nombre moyen de jours depuis l’émission ou de jours de retard\n- L’ancienneté par fournisseur, département et entité\n- L’évolution par rapport à la période précédente, si disponible\n\nUtiliser des tranches adaptées aux données disponibles, telles que non échues, 1 à 30 jours, 31 à 60 jours, 61 à 90 jours et plus de 90 jours.\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les évolutions de la structure d’ancienneté, les fournisseurs ayant les soldes les plus anciens ou les plus importants, les hausses des montants en retard et les factures passant d’une tranche d’ancienneté à une autre.\n\nPour chaque mouvement important, présenter la zone concernée, le montant, la tranche d’ancienneté, l’évolution dans le temps et les informations de statut disponibles.\n\nDécrire une cause comme confirmée uniquement si elle est étayée par les données. Dans le cas contraire, la présenter comme une explication possible ou une question à examiner.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les factures de montant élevé ou très anciennes, les fournisseurs présentant des problèmes d’ancienneté récurrents, les départements ou entités dont les montants en retard augmentent, les factures en attente d’approbation et les soldes affectés par des litiges ou des informations manquantes.\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer le solde ouvert total, les montants non échus et en retard, les tranches les plus anciennes, les principaux fournisseurs ou zones concernés et les actions requises.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Situation globale de l’ancienneté des factures\n2. Répartition par tranche d’ancienneté\n3. Factures ouvertes les plus importantes et les plus anciennes\n4. Ancienneté par fournisseur\n5. Ancienneté par département et entité\n6. Évolution par rapport à la période précédente\n7. Actions recommandées\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Tranche ou zone | Nombre de factures | Valeur ouverte | Part du total | Évolution | Statut de revue |\n|---|---:|---:|---:|---:|---|\n\nIndiquer clairement la devise, la méthode de calcul de l’ancienneté et la période couverte.\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les dates manquantes ou ambiguës, les factures en double, les factures payées incluses dans les soldes ouverts, les devises multiples, les périodes incomplètes et les hypothèses formulées. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les soldes les plus anciens, les fournisseurs présentant des problèmes d’ancienneté récurrents, les blocages liés aux approbations ou aux litiges, l’évolution des montants en retard et les actions nécessaires pour améliorer la situation.\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un Responsable comptabilité fournisseurs ou une équipe Finance Operations.\n- Distinguer clairement les factures non échues, en retard et très anciennes.\n- Indiquer la méthode de calcul de l’ancienneté utilisée.\n- Ne jamais déduire un risque de paiement de l’ancienneté seule.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Analyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n- Terminer par des actions concrètes pour les tranches d’ancienneté les plus prioritaires.",{"_uid":286,"role":278,"title":287,"topic":253,"prompt":288,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"fab0cc6a-900b-4797-a11e-ecea033e189f","Informations manquantes sur les factures","# Informations manquantes sur les factures\n\n## Objectif\n\nIdentifier les factures dont les informations sont manquantes, incomplètes ou incohérentes et qui peuvent bloquer l’approbation, le paiement, le rapprochement ou la comptabilité.\n\nCréer une revue concise, adaptée à un Responsable comptabilité fournisseurs, indiquant les factures à corriger, la valeur concernée et l’action suivante nécessaire.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas considérer un champ comme obligatoire sans que les données, le processus ou les règles fournies par l’utilisateur ne le justifient.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les factures\n- Les fournisseurs\n- Les dates et montants des factures\n- Les devises\n- Les références de commande ou de contrat, si disponibles\n- Les départements et entités\n- Les statuts d’approbation, de paiement et de comptabilité\n- Les règles relatives aux champs obligatoires, si fournies\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données et identifier les informations nécessaires pour évaluer la complétude des factures.\n\nConfirmer la période couverte, les champs de facture disponibles, les devises utilisées, les statuts disponibles et les éventuelles règles relatives aux champs obligatoires fournies par l’utilisateur.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents disponibles pour les références de facture, dates, montants, fournisseurs, devises, commandes, départements, entités et statuts.\n\nSi un champ manque ou si sa signification n’est pas claire, signaler cette limite au lieu de supposer que l’information est absente.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les valeurs manquantes ou invalides, noms fournisseurs incohérents, factures en double, devises multiples, statuts ambigus, périodes incomplètes et champs présents mais peu fiables.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Le nombre et la valeur des factures examinées\n- Le nombre et la valeur des factures présentant des informations manquantes\n- Les informations manquantes par champ ou type de problème\n- Les informations manquantes par fournisseur, département et entité\n- Les factures bloquées pour l’approbation, le paiement ou la comptabilité\n- L’évolution par rapport à la période précédente, si disponible\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les problèmes d’informations manquantes les plus importants par valeur financière, nombre de factures, fournisseur, département, entité et statut de facture.\n\nPour chaque problème prioritaire, présenter la facture ou le groupe concerné, l’information manquante, la valeur, le statut actuel, l’impact potentiel et l’action suivante recommandée.\n\nNe qualifier un élément de bloqué que si les données ou le contexte du processus le justifient.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les factures de montant élevé présentant des informations manquantes, les factures proches de leur échéance ou en retard, les fournisseurs transmettant régulièrement des factures incomplètes, les références manquantes affectant la comptabilité et les problèmes susceptibles de retarder le paiement ou la clôture.\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer le nombre et la valeur des factures incomplètes, les principales informations manquantes, les zones les plus concernées, l’impact potentiel et les actions prioritaires.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Complétude globale des factures\n2. Informations manquantes par type\n3. Factures incomplètes de montant élevé\n4. Tendances par fournisseur, département et entité\n5. Factures bloquées ou à risque de retard\n6. Actions recommandées et responsables, si disponibles\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Facture ou zone | Montant | Information manquante | Statut actuel | Impact potentiel | Action recommandée |\n|---|---:|---|---|---|---|\n\nIndiquer clairement la devise et la période couvertes.\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les informations manquantes ou ambiguës, les valeurs invalides, les doublons, les devises multiples, les champs obligatoires incertains et les hypothèses formulées. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les factures incomplètes les plus urgentes, les problèmes récurrents chez certains fournisseurs, les informations nécessaires à l’approbation ou au paiement, les règles relatives aux champs obligatoires et les changements de processus permettant de réduire les soumissions incomplètes.\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un Responsable comptabilité fournisseurs ou une équipe Finance Operations.\n- Prioriser selon la valeur financière, l’échéance et l’impact sur le processus.\n- Ne jamais inventer une information manquante ni un champ obligatoire.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Analyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n- Distinguer les informations manquantes des blocages de processus confirmés.\n- Terminer par une liste concrète des corrections et actions de suivi à mener.",{"_uid":290,"role":278,"title":291,"topic":253,"prompt":292,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"093b90ef-b974-4abf-b909-e4fbef807406","Analyse des blocages d’approbation","# Analyse des blocages d’approbation\n\n## Objectif\n\nIdentifier les retards et blocages dans le processus d’approbation des factures ou dépenses.\n\nCréer une revue concise, adaptée à un Responsable comptabilité fournisseurs, indiquant où les approbations s’accumulent, depuis combien de temps les éléments sont en attente, la valeur financière concernée et les actions susceptibles d’améliorer le flux.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas déduire une mauvaise performance ou un non-respect de politique sans éléments suffisants.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les factures ou dépenses\n- Les dates de soumission et d’approbation\n- Les statuts et étapes d’approbation\n- Les montants et devises\n- Les fournisseurs, départements et entités\n- Les informations sur les approbateurs, si disponibles\n- Les règles ou seuils d’approbation, si disponibles\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données et identifier les informations nécessaires pour analyser les délais et blocages d’approbation.\n\nConfirmer la période couverte, les étapes d’approbation disponibles, la date utilisée pour mesurer le délai d’attente, les devises utilisées et la complétude des données.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents disponibles pour les dates de soumission et d’approbation, montants, fournisseurs, départements, entités, approbateurs, étapes d’approbation et statuts.\n\nSi un champ manque ou si sa signification n’est pas claire, signaler cette limite et expliquer son impact sur l’analyse.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les dates manquantes, statuts d’approbation manquants, doublons, noms incohérents, devises multiples, périodes incomplètes, demandes rouvertes et changements de statut peu clairs.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Le nombre et la valeur des factures ou dépenses en cours d’approbation\n- Le délai moyen d’approbation\n- Les délais d’approbation les plus longs\n- Le nombre et la valeur des éléments en attente par étape d’approbation\n- Le nombre et la valeur des éléments en attente par département, entité ou approbateur\n- Le nombre et la valeur des éléments dépassant les délais d’approbation disponibles\n- L’évolution par rapport à la période précédente, si disponible\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les étapes d’approbation, départements, entités ou approbateurs présentant les files les plus importantes ou les délais d’attente les plus longs.\n\nPour chaque blocage important, présenter le nombre et la valeur des éléments concernés, le délai moyen ou maximal, le statut actuel et les éléments qui étayent le constat.\n\nDécrire une cause comme confirmée uniquement si elle est étayée par les données. Dans le cas contraire, la présenter comme une explication possible ou une question à examiner.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les approbations importantes en attente, les retards répétés, les étapes accumulant les demandes, les éléments proches de leur échéance ou en retard et les délais affectant les paiements ou la clôture mensuelle.\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer la valeur totale en attente, les principaux blocages, les délais les plus longs ou les plus importants, l’impact potentiel sur les paiements ou la clôture et les actions nécessaires.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Situation globale du flux d’approbation\n2. Éléments en attente par étape d’approbation\n3. Délais et ancienneté\n4. Blocages par département, entité ou approbateur\n5. Éléments affectant les paiements ou la clôture\n6. Actions recommandées\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Étape ou zone | Nombre d’éléments | Valeur | Attente moyenne | Élément le plus ancien | Action recommandée |\n|---|---:|---:|---:|---:|---|\n\nIndiquer clairement la devise et la période couvertes.\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les dates manquantes, statuts peu clairs, doublons, devises multiples, périodes incomplètes, approbations rouvertes et hypothèses. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les files les plus importantes, la responsabilité des approbations en attente, les retards affectant les paiements ou la clôture, les règles d’approbation à clarifier et les changements de processus permettant de réduire les blocages.\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un Responsable comptabilité fournisseurs ou une équipe Finance Operations.\n- Prioriser les blocages selon leur valeur financière, le délai d’attente et leur impact sur la clôture ou les paiements.\n- Ne jamais déduire la performance individuelle sans éléments suffisants.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Analyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n- Distinguer les approbations en attente, rejetées, annulées et terminées.\n- Terminer par des actions concrètes pour réduire la file d’approbation.",{"_uid":294,"role":278,"title":295,"topic":253,"prompt":296,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"9699fe6e-6b72-4671-a672-c17df66dad6b","Priorisation des paiements","# Priorisation des paiements\n\n## Objectif\n\nPrioriser les factures approuvées pour paiement selon les dates d’échéance, l’ancienneté, la valeur financière, les statuts et les règles métier disponibles.\n\nCréer une file de paiement concise, adaptée à un Responsable comptabilité fournisseurs, indiquant les factures à traiter en priorité, la justification de chaque priorité et les blocages restants.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas supposer la disponibilité de trésorerie, la criticité d’un fournisseur ou une politique de paiement sans que les informations correspondantes soient fournies.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les factures approuvées\n- Les dates de facture et d’échéance\n- Les montants et devises\n- Les fournisseurs\n- Les statuts de paiement\n- Les informations relatives aux litiges ou exceptions\n- Les départements et entités\n- Les conditions de paiement, remises ou règles de priorité, si disponibles\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données et identifier les informations nécessaires pour prioriser les paiements.\n\nConfirmer la période couverte, si les factures sont approuvées pour paiement, la date utilisée pour déterminer la priorité, les devises utilisées et les éventuelles règles ou contraintes de paiement fournies.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents disponibles pour les dates de facture, dates d’échéance, montants, fournisseurs, statuts d’approbation et de paiement, litiges, entités et conditions de paiement.\n\nSi un champ manque ou si sa signification n’est pas claire, signaler cette limite et expliquer son impact sur la priorisation.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les dates manquantes ou invalides, montants manquants, factures en double, noms fournisseurs incohérents, devises multiples, factures impayées marquées comme payées, éléments faisant l’objet d’un litige et périodes incomplètes.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Le nombre total de factures approuvées en attente de paiement\n- La valeur des factures arrivées à échéance et en retard\n- Le nombre et la valeur des factures par groupe de priorité\n- Le nombre et la valeur des factures bloquées par un litige, une approbation ou une information manquante\n- Le nombre moyen de jours avant échéance ou de retard\n- Les remises disponibles pour paiement anticipé\n- La file de paiement par fournisseur, département et entité\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nPrioriser les factures selon les éléments disponibles, notamment le statut en retard, la date d’échéance, la valeur financière, le statut d’approbation, le statut du litige, les conditions de paiement, les remises pour paiement anticipé et les règles métier disponibles.\n\nPour chaque groupe prioritaire, présenter le fournisseur ou la zone concernée, le montant, la situation par rapport à l’échéance, le statut actuel, la justification de la priorité et l’action suivante recommandée.\n\nNe pas présenter une priorité comme obligatoire sans que les données ou les règles ne le justifient.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les factures approuvées en retard, les factures proches de leur échéance, les factures de montant élevé, les factures risquant de perdre une remise, les factures contestées ou bloquées et les fournisseurs présentant des retards de paiement répétés.\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer la file des factures approuvées en attente de paiement, les montants arrivés à échéance et en retard, les éléments les plus prioritaires, les principaux blocages et les actions nécessaires.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. File globale des paiements\n2. Factures en retard ou proches de l’échéance\n3. Priorités de montant élevé\n4. Factures bloquées ou contestées\n5. Remises ou conditions de paiement disponibles\n6. Tendances par fournisseur, département et entité\n7. Actions recommandées\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Facture ou fournisseur | Montant | Situation d’échéance | Statut actuel | Justification de la priorité | Action recommandée |\n|---|---:|---|---|---|---|\n\nIndiquer clairement la devise et la période couvertes.\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les informations manquantes ou ambiguës, les dates invalides, les doublons, les devises multiples, les éléments faisant l’objet d’un litige, les règles de paiement peu claires et les hypothèses formulées. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les paiements urgents, les factures bloquées par des litiges ou des informations manquantes, les remises risquant d’être perdues, les tendances par fournisseur, les règles de paiement applicables et les responsables des prochaines actions.\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un Responsable comptabilité fournisseurs ou une équipe Finance Operations.\n- Prioriser à partir des éléments disponibles, sans formuler d’hypothèses non étayées.\n- Ne pas supposer la disponibilité de trésorerie ni la criticité d’un fournisseur.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Analyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n- Distinguer les factures approuvées, en attente, contestées, bloquées et payées.\n- Terminer par une file de paiement concrète et les prochaines actions à mener.",{"_uid":298,"role":278,"title":299,"topic":253,"prompt":300,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"190f9e0c-05e3-4df1-a593-7a1eecef59cb","Revue des risques liés aux paiements fournisseurs","# Revue des risques liés aux paiements fournisseurs\n\n## Objectif\n\nIdentifier les problèmes et tendances de paiement fournisseurs pouvant créer un risque opérationnel, relationnel ou de reporting.\n\nCréer une revue concise, adaptée à un Responsable comptabilité fournisseurs, présentant les paiements en retard ou échoués, les problèmes répétés, les montants restant dus et les domaines nécessitant une investigation ou un suivi.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas considérer automatiquement un paiement en retard ou échoué comme un risque critique pour un fournisseur sans éléments justificatifs.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- L’historique des factures et paiements\n- Les dates d’échéance et de paiement\n- Les montants et devises\n- Les fournisseurs\n- Les statuts de paiement et les informations sur les échecs de paiement\n- Les litiges, avoirs ou exceptions\n- Les départements et entités\n- Le contexte fournisseur fourni par l’utilisateur, si disponible\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données et identifier les informations nécessaires pour évaluer les risques liés aux paiements fournisseurs.\n\nConfirmer la période couverte, les statuts de paiement disponibles, les devises utilisées, les dates de paiement et d’échéance disponibles et la complétude des données.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents disponibles pour les dates, montants, fournisseurs, factures, statuts de paiement, échecs de paiement, litiges, départements et entités.\n\nRegrouper des noms fournisseurs différents uniquement lorsque les données montrent qu’il s’agit du même fournisseur.\n\nSi un champ manque ou si sa signification n’est pas claire, signaler cette limite et expliquer son impact sur l’évaluation.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les dates de paiement manquantes, noms fournisseurs incohérents, factures en double, devises multiples, statuts de paiement ambigus, remboursements ou annulations, périodes incomplètes et paiements ne pouvant pas être rapprochés d’une facture.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- La valeur totale des paiements fournisseurs examinés\n- La valeur en retard et impayée\n- La valeur des paiements échoués ou retournés\n- La valeur contestée\n- Le nombre de fournisseurs concernés\n- Les problèmes de paiement répétés par fournisseur\n- Le délai moyen et maximal de paiement\n- L’évolution par rapport à la période précédente, si disponible\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les fournisseurs présentant des paiements en retard, échoués, retournés ou régulièrement retardés.\n\nPour chaque fournisseur ou groupe important, présenter :\n\n- La valeur restant due ou concernée\n- Le nombre de factures ou paiements concernés\n- L’ancienneté ou le retard\n- Le statut actuel\n- Les éléments indiquant si le problème est répété ou isolé\n- L’impact opérationnel ou sur le reporting potentiel\n\nDécrire un risque opérationnel ou lié à la relation fournisseur comme confirmé uniquement s’il est étayé par les données ou le contexte fourni par l’utilisateur.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les paiements en retard de montant élevé, les échecs de paiement répétés, les fournisseurs dont le solde restant dû augmente, les factures contestées, les paiements non rapprochés et les problèmes susceptibles d’affecter les relations fournisseurs ou le reporting de clôture.\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer la situation globale des paiements fournisseurs, les paiements en retard ou échoués les plus importants, les fournisseurs les plus concernés, les risques potentiels et les actions requises.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Situation globale des paiements fournisseurs\n2. Paiements en retard et impayés\n3. Paiements échoués ou retournés\n4. Éléments contestés ou non rapprochés\n5. Fournisseurs présentant des problèmes répétés\n6. Tendances par département et entité\n7. Actions recommandées\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Fournisseur ou zone | Valeur concernée | Type de problème | Ancienneté ou retard | Évaluation du risque | Action recommandée |\n|---|---:|---|---:|---|---|\n\nIndiquer clairement la devise et la période couvertes.\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les informations manquantes ou ambiguës, les noms fournisseurs incohérents, les doublons, les devises multiples, les paiements non rapprochés, les périodes incomplètes et les hypothèses formulées. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les paiements fournisseurs urgents, les échecs répétés, les factures contestées, les soldes restant dus, l’impact potentiel sur les relations fournisseurs, les responsables des actions et les informations nécessaires pour confirmer l’évaluation du risque.\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un Responsable comptabilité fournisseurs ou une équipe Finance Operations.\n- Se concentrer sur les problèmes de paiement importants et les tendances répétées.\n- Séparer les faits, hypothèses, risques potentiels et recommandations.\n- Ne jamais inventer la criticité d’un fournisseur, les termes contractuels ou l’impact sur la relation fournisseur.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Analyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n- Distinguer les paiements en retard, échoués, retournés, contestés et non rapprochés.\n- Terminer par des actions de suivi concrètes.",{"_uid":302,"role":303,"title":304,"topic":221,"prompt":305,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"a80b9dab-60ac-40f1-bf95-f4ef36de0299","finance-analyst-fpa","Analyse de l’évolution des dépenses","# Analyse de l’évolution des dépenses\n\n## Objectif\n\nAnalyser l’évolution des dépenses de l’entreprise dans le temps et identifier les principales tendances, variations et zones nécessitant une attention particulière.\n\nCréer une revue concise, adaptée à un Analyste financier / FP&A, présentant les évolutions des dépenses par période, département, catégorie, fournisseur et entité lorsque ces données sont disponibles.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas inventer d’explications. Si une information manque, est ambiguë ou incohérente, indiquer cette limite avant de présenter l’analyse.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les transactions de dépenses ou les dépenses agrégées\n- Les périodes de reporting actuelle et précédente\n- Les départements, catégories, fournisseurs et entités\n- Le budget ou les prévisions, si disponibles\n- Les statuts des transactions et le contexte métier, si disponibles\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données et identifier les informations nécessaires pour analyser les dépenses dans le temps.\n\nConfirmer les périodes couvertes, le caractère transactionnel ou agrégé des données, les devises utilisées et si les périodes sont comparables et complètes.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents pour les dates, montants, départements, catégories, fournisseurs, entités et statuts.\n\nSi un champ manque ou si sa signification n’est pas claire, signaler cette limite et expliquer son impact sur l’analyse.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les dates ou montants manquants, doublons, noms ou catégories incohérents, devises multiples, périodes incomplètes, remboursements et annulations.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Les dépenses totales par période\n- Le nombre de transactions\n- La valeur moyenne d’une transaction\n- Les évolutions en valeur absolue et en pourcentage\n- Les dépenses par département, catégorie, fournisseur et entité\n- Les dépenses récurrentes et ponctuelles\n- Les écarts par rapport au budget ou aux prévisions, si disponibles\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les plus fortes hausses et baisses, les tendances émergentes, la saisonnalité, les pics ou baisses inhabituels et les domaines présentant une évolution durable.\n\nPour chaque mouvement important, présenter la zone concernée, les valeurs des périodes comparées, l’évolution, les transactions ou fournisseurs à l’origine du mouvement et son caractère récurrent ou ponctuel.\n\nDécrire une cause comme confirmée uniquement si elle est étayée par les données. Dans le cas contraire, la présenter comme une explication possible ou une question à examiner.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les tendances importantes, les hausses répétées, les baisses pouvant nécessiter une explication, les mouvements inhabituels et les zones affectées par des données incomplètes.\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer la tendance globale, les principaux mouvements, les facteurs étayés par les données et les actions ou questions prioritaires.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Évolution globale des dépenses\n2. Évolution par département et catégorie\n3. Évolution par fournisseur et entité\n4. Mouvements récurrents et ponctuels\n5. Plus fortes hausses et baisses\n6. Comparaison au budget ou aux prévisions, si disponible\n7. Points à examiner\n\nUtiliser des tableaux ou graphiques concis uniquement lorsqu’ils facilitent la lecture.\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les informations manquantes ou ambiguës, les périodes incomplètes, les doublons, les devises multiples, les remboursements ou annulations et les hypothèses formulées. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les principales évolutions, les tendances récurrentes, la saisonnalité, les hausses ou baisses inattendues et les informations nécessaires à une analyse complémentaire.\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un Analyste financier ou une équipe FP&A.\n- Se concentrer sur les tendances importantes et les évolutions exploitables.\n- Séparer les faits, hypothèses, interprétations et recommandations.\n- Ne jamais inventer d’explications aux tendances observées.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Analyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n- Terminer par des actions de suivi concrètes.",{"_uid":307,"role":303,"title":308,"topic":229,"prompt":309,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"39c3a90e-d3a6-4fae-a6c6-13f8c9e32664","Écart budgétaire par département","# Écart budgétaire par département\n\n## Objectif\n\nComparer les dépenses réelles au budget par département et identifier les principaux écarts, facteurs explicatifs et points nécessitant un suivi.\n\nCréer une analyse concise, adaptée à un analyste Finance ou FP&A, permettant à Finance et aux responsables de département de comprendre où les dépenses sont supérieures ou inférieures au plan.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas inventer d’explications. Si une information manque, est ambiguë ou incohérente, indiquer cette limite avant de présenter l’analyse.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les dépenses réelles par département\n- Le budget par département\n- Les données de la période précédente ou depuis le début de l’année, si disponibles\n- La répartition des dépenses par catégorie, fournisseur et entité\n- Les dépenses engagées ou en attente, si disponibles\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données et identifier les informations nécessaires pour comparer les dépenses réelles au budget par département.\n\nConfirmer les périodes couvertes, la structure des départements, la comparabilité des dépenses réelles et du budget, les devises utilisées et la complétude des données.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents pour les dates, montants réels, montants budgétés, départements, catégories, fournisseurs, entités et statuts.\n\nSi les dépenses réelles et le budget utilisent des structures différentes, expliquer comment ils ont été comparés. Signaler les champs manquants ou ambigus.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les départements manquants, doublons, départements sans budget, lignes budgétaires sans dépenses réelles, devises multiples, périodes partielles, budgets nuls et noms incohérents.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Les dépenses réelles par département\n- Le budget par département\n- Les écarts en valeur absolue et en pourcentage\n- Le taux d’utilisation du budget\n- La part de chaque département dans les dépenses totales\n- Les dépenses engagées ou en attente\n- L’évolution par rapport à la période précédente ou aux prévisions, si disponible\n\nPour les données de dépenses, considérer un dépassement budgétaire comme défavorable sauf si le contexte indique le contraire. Ne pas calculer de pourcentage lorsque le budget est nul ou indisponible.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les départements présentant les écarts favorables et défavorables les plus importants.\n\nDécomposer les écarts significatifs par catégorie, fournisseur, entité, volume de transactions et valeur moyenne des transactions lorsque ces données sont disponibles.\n\nDécrire un facteur comme confirmé uniquement s’il est étayé par les données. Dans le cas contraire, le présenter comme une explication possible ou une question à examiner.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les dépassements budgétaires importants, les sous-consommations importantes pouvant refléter des dépenses retardées ou des données incomplètes, les écarts récurrents, les dépenses non budgétées et les départements affectés par des problèmes de qualité des données.\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer la situation globale des dépenses par département par rapport au budget, les écarts les plus importants, les principaux facteurs étayés par les données et les actions attendues de Finance ou des responsables de département.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Situation budgétaire globale par département\n2. Plus grands écarts défavorables\n3. Plus grands écarts favorables\n4. Écarts par catégorie et fournisseur\n5. Dépenses engagées ou en attente, si disponibles\n6. Écarts récurrents ou inexpliqués\n7. Actions recommandées\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Département | Dépenses réelles | Budget | Écart | Écart % | Statut | Action recommandée |\n|---|---:|---:|---:|---:|---|---|\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les budgets manquants, les périodes non comparables, les budgets nuls, les départements non rapprochés, les doublons, les devises multiples et les hypothèses formulées. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les écarts attendus, les révisions de prévisions, les dépenses retardées, les achats non budgétés, les dépassements récurrents et les informations nécessaires de la part des responsables de département.\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un analyste Finance ou une équipe FP&A.\n- Prioriser les écarts selon leur impact financier et leur caractère récurrent.\n- Séparer les faits, hypothèses, interprétations et recommandations.\n- Ne jamais inventer la cause d’un écart par département.\n- Ne pas considérer une sous-consommation comme automatiquement positive.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Terminer par des actions de suivi concrètes.",{"_uid":311,"role":303,"title":312,"topic":221,"prompt":313,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"d7c2a06e-1770-4315-ba59-da7edcdc0e64","Analyse des facteurs de coûts","# Analyse des facteurs de coûts\n\n## Objectif\n\nIdentifier les facteurs qui expliquent les évolutions des dépenses et analyser la contribution du volume, du prix, du mix, du calendrier ou des autres dimensions disponibles.\n\nCréer une analyse concise, adaptée à un analyste Finance ou FP&A, séparant les éléments étayés des hypothèses et mettant en évidence les facteurs nécessitant une attention particulière.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas inventer de causes lorsque les données ne les étayent pas.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les dépenses des périodes actuelle et précédente\n- Le budget ou les prévisions, si disponibles\n- Le volume et les montants des transactions\n- Les fournisseurs, catégories, départements et entités\n- Les facteurs métier fournis par l’utilisateur, si disponibles\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données disponibles et identifier les informations nécessaires pour analyser les évolutions des dépenses et leurs facteurs potentiels.\n\nConfirmer les périodes couvertes, les devises utilisées, les dimensions disponibles, si les données sont transactionnelles et si les périodes sont comparables.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents pour les dates, montants, nombre de transactions, fournisseurs, catégories, départements, entités et statuts.\n\nSi un facteur potentiel n’est pas directement mesuré, signaler cette limite au lieu de l’estimer sans éléments justificatifs.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les valeurs manquantes, doublons, classifications incohérentes, devises multiples, périodes incomplètes, remboursements et annulations.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- L’évolution totale des dépenses\n- L’évolution du volume de transactions\n- L’évolution de la valeur moyenne des transactions\n- Les dépenses par fournisseur, catégorie, département et entité\n- L’écart par rapport au budget ou aux prévisions, si disponibles\n- La contribution des principaux postes à l’évolution globale\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nÉvaluer si les mouvements importants semblent liés :\n\n- Au volume\n- Au prix ou à la valeur moyenne des transactions\n- Au mix fournisseurs ou catégories\n- Au calendrier\n- À des transactions ponctuelles\n- Aux dépenses récurrentes\n- À des problèmes de classification ou de qualité des données\n\nPour chaque facteur, présenter les éléments qui l’étayent, la zone concernée, l’impact financier et le niveau de confiance.\n\nClasser les explications comme facteur confirmé, facteur probable, explication possible ou inconnue.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les facteurs de coûts importants, les évolutions concentrées sur un petit nombre de fournisseurs ou de catégories, les augmentations récurrentes, les éléments ponctuels et les mouvements qui ne peuvent pas être expliqués de manière fiable.\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer l’évolution globale des dépenses, les principaux facteurs de coûts, le niveau de confiance dans les explications et les principales actions nécessaires.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Évolution globale des dépenses\n2. Évolution du volume et de la valeur moyenne\n3. Facteurs fournisseurs et catégories\n4. Facteurs départements et entités\n5. Mouvements ponctuels et récurrents\n6. Implications budgétaires ou prévisionnelles\n7. Points à examiner\n\nUtiliser des tableaux concis lorsque cela facilite la lecture :\n\n| Facteur ou zone | Impact sur les dépenses | Éléments justificatifs | Confiance | Action recommandée |\n|---|---:|---|---|---|\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les données manquantes sur les facteurs, les classifications incohérentes, les périodes incomplètes, les devises multiples, les doublons et les hypothèses formulées. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur le volume, le prix, le mix fournisseurs, les achats ponctuels, les évolutions récurrentes et les informations supplémentaires nécessaires pour confirmer les facteurs.\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un analyste Finance ou une équipe FP&A.\n- Séparer les facteurs confirmés des hypothèses.\n- Ne jamais inventer un facteur de coût.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Analyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n- Utiliser un langage professionnel, clair et concis.\n- Terminer par des actions concrètes ou des questions permettant de valider l’analyse.",{"_uid":315,"role":303,"title":316,"topic":229,"prompt":317,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"49459d3a-84cc-4f9a-b2f5-f884d7b8f110","Revue des hypothèses de prévision","# Revue des hypothèses de prévision\n\n## Objectif\n\nExaminer les hypothèses d’une prévision de dépenses et évaluer si elles sont étayées par les données historiques, les tendances actuelles et le contexte métier disponible.\n\nCréer une revue concise, adaptée à un analyste Finance ou FP&A, indiquant quelles hypothèses semblent raisonnables, lesquelles doivent être validées et leur impact potentiel sur la prévision.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas créer de prévisions ou d’hypothèses non étayées.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les prévisions et leurs hypothèses\n- Les dépenses historiques et de la période actuelle\n- Le budget\n- Les dépenses récurrentes et ponctuelles\n- Les fournisseurs, catégories, départements et entités\n- Le contexte métier ou les changements prévus fournis par l’utilisateur\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données disponibles et identifier les informations nécessaires pour évaluer les hypothèses de prévision.\n\nConfirmer la période prévisionnelle, les périodes historiques, les devises utilisées, le périmètre de la prévision, le niveau de détail et la comparabilité des périodes.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents pour les dates, dépenses réelles, montants prévisionnels, budget, fournisseurs, catégories, départements, entités et facteurs pertinents.\n\nSi une hypothèse ne peut pas être reliée à des éléments disponibles, la signaler comme non étayée ou nécessitant une validation.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les périodes manquantes, données réelles incomplètes, doublons, classifications incohérentes, devises multiples, éléments ponctuels traités comme récurrents et lignes prévisionnelles sans base claire.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur la revue.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer ou vérifier, lorsque les données le permettent :\n\n- La moyenne historique des dépenses et les dépenses récentes\n- La prévision par rapport aux dépenses historiques\n- La prévision par rapport au budget\n- Les dépenses récurrentes et ponctuelles\n- Les hypothèses de croissance ou de baisse des dépenses\n- Les écarts par département, catégorie, fournisseur et entité\n- La sensibilité aux hypothèses importantes, lorsque cela est possible\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les hypothèses liées au volume, au prix, aux changements de fournisseurs, aux engagements récurrents, à la saisonnalité, au calendrier et aux changements métier prévus.\n\nPour chaque hypothèse importante, présenter les éléments qui l’étayent, l’impact sur la prévision, le niveau de confiance et les informations nécessaires à sa validation.\n\nClasser les hypothèses comme étayées, partiellement étayées, non étayées ou à confirmer.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les hypothèses ayant un impact financier important, celles fondées sur un historique court ou incomplet, les coûts ponctuels traités comme récurrents, le contexte fournisseur ou métier manquant et les domaines pour lesquels une analyse de sensibilité serait utile.\n\nPour chaque hypothèse prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer la fiabilité globale de la prévision, les hypothèses les plus importantes, les principaux risques et les actions nécessaires avant de finaliser la prévision.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Prévision par rapport aux dépenses historiques\n2. Prévision par rapport au budget\n3. Principales hypothèses et éléments justificatifs\n4. Hypothèses étayées et non étayées\n5. Sensibilités importantes\n6. Points nécessitant une validation\n7. Actions recommandées\n\nUtiliser des tableaux concis lorsque cela facilite la lecture :\n\n| Hypothèse | Impact sur la prévision | Éléments justificatifs | Confiance | Action recommandée |\n|---|---:|---|---|---|\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les données historiques manquantes, les périodes incomplètes, les hypothèses non étayées, les devises multiples, les éléments ponctuels et les hypothèses formulées. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les hypothèses nécessitant la confirmation de leur responsable, les changements attendus de fournisseurs ou de volumes, les coûts récurrents, les plages de sensibilité et les informations nécessaires pour finaliser la prévision.\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un analyste Finance ou une équipe FP&A.\n- Ne pas inventer ni modifier silencieusement les hypothèses de prévision.\n- Séparer les faits historiques, hypothèses, sensibilités et recommandations.\n- Indiquer clairement les niveaux de confiance.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Analyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n- Terminer par des actions de validation précises.",{"_uid":319,"role":303,"title":320,"topic":247,"prompt":321,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"b40e277f-c8f1-4dac-9573-fa63b0375eff","Workflow de reporting récurrent","# Workflow de reporting récurrent\n\n## Objectif\n\nCréer un workflow reproductible pour produire un reporting récurrent des dépenses ou de la situation Finance à partir des données disponibles.\n\nDéfinir les entrées, contrôles de validation, calculs, structure de sortie et étapes de revue nécessaires pour produire un rapport cohérent à une fréquence quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas supposer qu’un workflow peut être automatisé ou répété tant que les entrées requises et le calendrier ne sont pas clairement définis.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les périodes de reporting actuelle et précédente\n- Les dépenses, budgets, écarts ou données fournisseurs\n- Les répartitions par département, catégorie et entité\n- Les rapports existants ou exigences de reporting\n- La fréquence de reporting et l’audience, si elles sont fournies\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données disponibles et identifier les sources, champs et indicateurs nécessaires au rapport récurrent.\n\nConfirmer la fréquence de reporting, les définitions des périodes, les fichiers sources, les informations sur les responsables des données, les devises et l’audience attendue du rapport.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents pour les dates, montants, budgets, écarts, fournisseurs, départements, catégories, entités et statuts.\n\nSi une entrée requise est manquante ou ambiguë, la signaler et expliquer comment le workflow doit la traiter.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nDéfinir des contrôles pour les valeurs manquantes, doublons, noms incohérents, devises multiples, périodes incomplètes, totaux inattendus et changements de structure des sources.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Inclure une étape permettant de signaler les problèmes importants de qualité des données à chaque exécution du workflow.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nDéfinir les calculs récurrents nécessaires, tels que :\n\n- Les dépenses totales\n- Le budget et les écarts\n- L’évolution par rapport à la période précédente\n- Les dépenses par département, catégorie, fournisseur et entité\n- Les dépenses récurrentes ou inhabituelles\n- Les principales exceptions et les indicateurs de qualité des données\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nDéfinir comment le workflow doit identifier les hausses et baisses importantes, les nouveaux fournisseurs, les évolutions récurrentes, les écarts budgétaires et les transactions inhabituelles.\n\nFixer des critères de priorité clairs fondés sur l’impact financier, l’évolution en pourcentage, le caractère récurrent et la pertinence pour le reporting.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nDéfinir comment signaler les données manquantes, les mouvements inexpliqués, les dépassements de seuil, les exceptions récurrentes et les éléments nécessitant une revue par un responsable.\n\nPour chaque point signalé, exiger les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nCréer une synthèse exécutive reproductible couvrant la situation globale, les principaux mouvements, les risques, les problèmes de qualité des données et les actions nécessaires.\n\n### Analyse principale\n\nStructurer le rapport récurrent comme suit :\n\n1. Situation financière globale\n2. Comparaison avec la période précédente\n3. Analyse du budget et des écarts, si disponible\n4. Dépenses par dimensions clés\n5. Mouvements récurrents ou inhabituels\n6. Exceptions et qualité des données\n7. Actions et responsables\n\nUtiliser des tableaux et des définitions cohérents d’une période de reporting à l’autre.\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nInclure une section standard sur les données manquantes, les changements de source, les périodes incomplètes, les doublons, les devises multiples et les hypothèses.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par une checklist récurrente de questions pour Finance, les responsables des données et les parties prenantes métier.\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un analyste Finance ou une équipe FP&A.\n- Rendre le workflow clair et reproductible.\n- Séparer la validation des données d’entrée, les calculs, l’interprétation et les recommandations.\n- Ne pas inventer de données ni supposer qu’une automatisation est disponible.\n- Signaler les changements de structure des sources ou de qualité des données.\n- Analyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n- Terminer par une checklist de reporting concrète.",{"_uid":323,"role":303,"title":324,"topic":221,"prompt":325,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"6aed4d2e-9a08-40e0-af21-68ccd95cc07b","Comparaison des dépenses multi-entités","# Comparaison des dépenses multi-entités\n\n## Objectif\n\nComparer les dépenses entre entités et identifier les différences significatives de niveau de dépenses, de catégorie, de fournisseur, de département et d’évolution.\n\nCréer une comparaison concise, adaptée à un analyste Finance ou FP&A, mettant en évidence les différences significatives tout en tenant compte des limites liées au périmètre, à la période, aux devises et à la taille des entités.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas comparer les entités comme si elles étaient directement équivalentes lorsque les données disponibles ne permettent pas de le faire.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les dépenses par entité\n- Les périodes de reporting actuelle et précédente\n- Les départements, catégories et fournisseurs\n- Le budget ou les prévisions, si disponibles\n- La taille des entités ou le contexte fourni par l’utilisateur, si disponibles\n- Les devises\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données disponibles et identifier les informations nécessaires pour comparer les entités.\n\nConfirmer les périodes couvertes, le périmètre des entités, les devises utilisées, le niveau de reporting, la complétude des données et si les entités peuvent être comparées directement.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents pour les dates, montants, entités, départements, catégories, fournisseurs, nombre de transactions et statuts.\n\nSi les entités utilisent des structures, périmètres ou devises différents, expliquer comment elles ont été comparées et signaler les éventuelles limites.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les entités manquantes, doublons, noms d’entités incohérents, devises multiples, périodes de reporting différentes, catégories manquantes et données incomplètes pour certaines entités.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Les dépenses totales par entité\n- Le nombre de transactions par entité\n- La valeur moyenne d’une transaction\n- Les dépenses par catégorie, département et fournisseur\n- Les évolutions en valeur absolue et en pourcentage par entité\n- Les écarts par rapport au budget ou aux prévisions, si disponibles\n- La concentration des dépenses et les dépenses récurrentes par entité\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les différences les plus importantes entre entités, les évolutions dans le temps, les catégories ou fournisseurs concentrés dans une seule entité et les mouvements inhabituels au niveau d’une entité.\n\nLorsque la taille des entités ou d’autres données permettant de normaliser la comparaison sont disponibles, utiliser des ratios pertinents. Ne pas créer de comparaison normalisée sans disposer du dénominateur nécessaire.\n\nDécrire une cause comme confirmée uniquement si elle est étayée par les données. Dans le cas contraire, la présenter comme une explication possible ou une question à examiner.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les différences importantes entre entités, les classifications incohérentes, les concentrations inhabituelles par fournisseur ou catégorie, les différences de dépenses récurrentes et les entités affectées par des données incomplètes ou non comparables.\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer la comparaison globale entre les entités, les différences les plus importantes, les principaux facteurs étayés par les données, les principales limites et les actions nécessaires.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Dépenses globales par entité\n2. Évolution par rapport à la période précédente\n3. Dépenses par catégorie et département\n4. Dépenses par fournisseur\n5. Comparaison au budget ou aux prévisions, si disponible\n6. Dépenses récurrentes et inhabituelles par entité\n7. Points à examiner\n\nUtiliser des tableaux concis lorsque cela facilite la lecture :\n\n| Entité | Dépenses | Transactions | Évolution | Statut budgétaire | Constat clé |\n|---|---:|---:|---:|---|---|\n\nIndiquer clairement la devise, la période et la méthode de comparaison.\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les informations manquantes sur les entités, les périodes non comparables, les devises multiples, les doublons, les données incomplètes pour certaines entités et les hypothèses formulées. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les différences importantes, le périmètre des entités, les effets de change, la concentration par fournisseur ou catégorie, les changements budgétaires et le contexte supplémentaire nécessaire à l’interprétation.\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un analyste Finance ou une équipe FP&A.\n- Distinguer les différences absolues des différences réellement comparables.\n- Ne jamais inventer la cause des évolutions au niveau des entités.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Analyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n- Terminer par des actions de suivi concrètes.",{"_uid":327,"role":328,"title":329,"topic":238,"prompt":330,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"e58c425e-e116-4499-80f7-dc811a573bf0","procurement-manager","Inventaire des abonnements SaaS","# Inventaire des abonnements SaaS\n\n## Objectif\n\nIdentifier et organiser les dépenses SaaS récurrentes afin d’améliorer la visibilité sur les abonnements, fournisseurs, fréquences de paiement et possibilités de revue.\n\nCréer un inventaire concis, adapté à un Procurement Manager, à partir des données de dépenses et de factures disponibles. Ne pas qualifier un fournisseur ou une transaction de SaaS sans éléments justificatifs.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- L’historique des dépenses et factures\n- Les fournisseurs et descriptions\n- Les fréquences et dates de paiement\n- Les montants et devises\n- Les départements, entités et catégories\n- Les informations sur les contrats, renouvellements ou responsables, si disponibles\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données disponibles et identifier les informations nécessaires pour repérer les dépenses assimilables à des abonnements.\n\nConfirmer la période couverte, les éléments utilisés pour classer les dépenses SaaS, les devises, les fréquences de paiement et la complétude des données.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents pour les fournisseurs, descriptions, dates, montants, fréquences, départements, entités, catégories et statuts.\n\nClasser les dépenses liées au SaaS comme confirmées, probables ou incertaines selon les éléments disponibles.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les noms fournisseurs incohérents, doublons, devises multiples, fréquences de paiement manquantes, périodes incomplètes, transactions ponctuelles et abonnements répartis sur plusieurs enregistrements.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Les dépenses SaaS totales identifiées\n- Le nombre de fournisseurs ou d’abonnements\n- Le coût mensuel ou périodique récurrent\n- Les dépenses par fournisseur, département et entité\n- L’évolution par rapport à la période précédente\n- Les abonnements sans responsable ou statut clair\n- Les doublons ou chevauchements potentiels\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les coûts assimilables à des abonnements qui sont nouveaux, arrêtés, en hausse ou en baisse, les fournisseurs présentant plusieurs prélèvements et les dépenses dont la fréquence ou le responsable sont incertains.\n\nPour chaque élément, présenter les éléments qui étayent la classification, le montant, la fréquence, le statut et les informations encore nécessaires.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les abonnements de montant élevé, les hausses importantes, les doublons ou chevauchements de coûts, les responsables non identifiés, les informations de renouvellement manquantes et les éléments nécessitant une revue du fournisseur ou du contrat.\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer les dépenses SaaS identifiées, les principaux fournisseurs ou coûts, les principales évolutions, les limites liées aux données et les possibilités de revue.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Dépenses SaaS globales\n2. Inventaire par fournisseur\n3. Coûts récurrents et fréquences\n4. Dépenses par département et entité\n5. Abonnements nouveaux, arrêtés ou en évolution\n6. Doublons ou chevauchements potentiels\n7. Actions recommandées\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Fournisseur ou abonnement | Dépenses | Fréquence | Responsable ou entité | Classification | Action de revue |\n|---|---:|---|---|---|---|\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les classifications incertaines, les noms fournisseurs incohérents, les données de fréquence ou de responsable manquantes, les doublons, les devises multiples et les hypothèses formulées. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les responsables, les dates de renouvellement, les outils qui se chevauchent, les abonnements inactifs, la revue des fournisseurs et les informations nécessaires pour confirmer l’inventaire.\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un Procurement Manager ou une équipe Finance Operations.\n- Ne pas classer une dépense comme SaaS sans éléments justificatifs.\n- Distinguer les classifications confirmées, probables et incertaines.\n- Ne jamais inventer les informations relatives à l’utilisation, aux contrats, aux renouvellements ou aux responsables.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Terminer par des actions concrètes d’inventaire et de revue.",{"_uid":332,"role":328,"title":333,"topic":238,"prompt":334,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"3431d75c-7c98-4114-aaa9-dd7547fb6664","Comparaison des fournisseurs","# Comparaison des fournisseurs\n\n## Objectif\n\nComparer les fournisseurs à partir des données disponibles sur les dépenses, les transactions, les catégories et la performance afin de soutenir les revues et la prise de décision des équipes Achats.\n\nCréer une comparaison concise, adaptée à un Procurement Manager, distinguant les différences mesurables des informations qui ne sont pas disponibles.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas recommander un fournisseur sur la base d’hypothèses non étayées ou de comparaisons incomplètes.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les dépenses et l’historique des transactions par fournisseur\n- Les catégories ou services fournis\n- Les prix, quantités ou valeurs moyennes des transactions, si disponibles\n- Les conditions de paiement ou informations contractuelles, si disponibles\n- Les départements et entités utilisant chaque fournisseur\n- Les informations sur la performance des fournisseurs, si disponibles\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données disponibles et identifier les informations nécessaires pour comparer les fournisseurs de manière équitable.\n\nConfirmer la période couverte, le périmètre des fournisseurs, les devises, le périmètre des catégories ou services, le niveau de détail et la comparabilité des fournisseurs.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents pour les fournisseurs, dates, montants, quantités, catégories, départements, entités, conditions et indicateurs de performance.\n\nSi les fournisseurs proposent des services ou des périmètres différents, expliquer cette limite et éviter tout classement direct lorsqu’il n’est pas pertinent.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les noms fournisseurs incohérents, doublons, devises multiples, périodes différentes, quantités manquantes, conditions manquantes et données de performance incomplètes.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur la comparaison.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Les dépenses totales par fournisseur\n- Le nombre de transactions\n- La valeur moyenne d’une transaction\n- La comparaison des prix ou coûts unitaires, si les quantités sont disponibles\n- Les dépenses par catégorie, département et entité\n- L’évolution dans le temps\n- Les conditions de paiement ou indicateurs de performance, si disponibles\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les différences mesurables de prix, volume, dépenses, conditions, concentration fournisseurs ou performance.\n\nPour chaque différence importante, présenter les éléments qui l’étayent, la catégorie ou le service concerné, l’impact financier et le niveau de confiance.\n\nSéparer les constats confirmés des explications possibles ou des points nécessitant des informations supplémentaires.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les fournisseurs présentant des différences de coûts importantes, des dépenses en hausse, des données limitées, des périmètres de services incohérents ou des problèmes de performance étayés par les informations disponibles.\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer les principales différences mesurables, les éléments les plus solides, les limites les plus importantes et les questions ou actions nécessaires pour les équipes Achats.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Périmètre et comparabilité\n2. Comparaison des dépenses et volumes\n3. Comparaison des prix ou coûts unitaires, si disponible\n4. Comparaison des conditions et de la performance, si disponible\n5. Différences par catégorie, département et entité\n6. Points nécessitant une analyse complémentaire\n7. Actions recommandées\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Fournisseur | Dépenses | Volume | Valeur moyenne | Différence clé | Niveau de preuve |\n|---|---:|---:|---:|---|---|\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les périmètres non comparables, les quantités, conditions ou données de performance manquantes, les noms incohérents, les devises multiples et les hypothèses formulées. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur la comparabilité des périmètres, les différences de prix ou de volume, les informations fournisseurs manquantes, les conditions, les éléments de performance disponibles et les données supplémentaires nécessaires à la prise de décision.\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un Procurement Manager ou une équipe Finance Operations.\n- Comparer les fournisseurs uniquement lorsque les données disponibles permettent une comparaison équitable.\n- Ne jamais inventer de prix, benchmarks, conditions ou résultats de performance.\n- Séparer les faits, hypothèses et recommandations.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Analyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n- Terminer par des actions concrètes de suivi pour les équipes Achats.",{"_uid":336,"role":328,"title":337,"topic":238,"prompt":338,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"b4cc1800-1377-482d-bdb0-e3c5f44fa6db","Préparation d’une négociation fournisseur","# Préparation d’une négociation fournisseur\n\n## Objectif\n\nPréparer un dossier de négociation fondé sur les données disponibles de dépenses, fournisseurs, prix, volumes, paiements et contrats.\n\nCréer un document concis, adapté à un Procurement Manager, présentant les éléments justificatifs, les priorités de négociation, les questions et les informations manquantes.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas inventer de benchmarks de marché, d’alternatives fournisseurs, de conditions contractuelles ou de résultats de négociation.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les dépenses et l’historique des transactions par fournisseur\n- Les catégories ou services fournis\n- Les prix, quantités et leur évolution dans le temps, si disponibles\n- Les informations contractuelles, les renouvellements et les conditions de paiement, si disponibles\n- La concentration fournisseur et les dépenses récurrentes\n- Les besoins métier ou objectifs de négociation fournis par l’utilisateur\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données disponibles et identifier les informations nécessaires pour préparer le dossier de négociation.\n\nConfirmer la période couverte, le périmètre fournisseur, les devises, le périmètre des catégories ou services et les éventuels objectifs ou contraintes fournis.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents pour les fournisseurs, dates, montants, quantités, catégories, départements, entités, prix, conditions, renouvellements et statuts.\n\nSi un point de négociation ne peut pas être étayé par les données, le présenter comme une information manquante plutôt que comme un fait.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les noms fournisseurs incohérents, doublons, devises multiples, périodes incomplètes, conditions contractuelles manquantes, quantités peu claires et transactions ponctuelles pouvant fausser l’analyse.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur le dossier de négociation.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Les dépenses totales et récurrentes\n- L’évolution des dépenses dans le temps\n- Le volume de transactions et la valeur moyenne\n- Les évolutions de prix ou de coût unitaire, si disponibles\n- La part du fournisseur dans les dépenses\n- Les conditions de paiement et le calendrier de renouvellement, si disponibles\n- Les dépenses par catégorie, département et entité\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les hausses de prix importantes, les changements de volume, les dépenses récurrentes, la concentration fournisseur, les services inutilisés ou en évolution et les éléments disponibles pouvant constituer des leviers de négociation.\n\nPour chaque point de négociation, présenter les éléments justificatifs, l’impact financier, le niveau de confiance et les informations encore nécessaires.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les principales priorités de négociation, les données manquantes, les considérations liées au renouvellement ou au calendrier, les possibilités de consolidation et les sujets nécessitant un alignement interne avant la négociation.\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de préparation recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer la relation fournisseur, la situation des dépenses, les éléments les plus solides, les priorités de négociation, les informations manquantes et les étapes de préparation recommandées.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Vue d’ensemble de la relation fournisseur et des dépenses\n2. Évolution historique des dépenses, volumes ou prix\n3. Dépenses récurrentes et concentrées\n4. Contrats, renouvellements ou conditions de paiement, si disponibles\n5. Priorités de négociation et éléments justificatifs\n6. Questions et informations manquantes\n7. Actions de préparation recommandées\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Point de négociation | Éléments justificatifs | Impact financier | Confiance | Action de préparation |\n|---|---|---:|---|---|\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les conditions, quantités, benchmarks ou dates de renouvellement manquants, les enregistrements incohérents, les devises multiples et les hypothèses formulées. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les objectifs, les résultats acceptables, les alternatives fournisseurs, les conditions contractuelles, les parties prenantes internes, les benchmarks et les informations nécessaires avant la négociation.\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un Procurement Manager ou une équipe Finance Operations.\n- Fonder la préparation sur des éléments vérifiables.\n- Ne jamais inventer de benchmarks de marché, d’alternatives fournisseurs ou de conditions contractuelles.\n- Séparer les faits, hypothèses, pistes de négociation et recommandations.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Analyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n- Terminer par des actions et questions de préparation concrètes.",{"_uid":340,"role":328,"title":341,"topic":238,"prompt":342,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"186f70f1-742d-4df1-aed6-cdcc33942fd9","Revue des bons de commande ouverts","# Revue des bons de commande ouverts\n\n## Objectif\n\nExaminer les commandes d’achat ouvertes et identifier les engagements restants, les commandes anciennes, les factures non rapprochées et les commandes pouvant nécessiter une clôture ou un suivi.\n\nCréer une revue concise, adaptée à un Procurement Manager, présentant la valeur financière, le statut, l’ancienneté et l’action suivante pour les commandes d’achat ouvertes.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas considérer automatiquement une commande d’achat ouverte comme inutilisée, invalide ou comme une dette financière sans éléments justificatifs.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les commandes d’achat\n- Les dates de commande et les dates de livraison prévues\n- Les valeurs initiales et restantes\n- Les fournisseurs\n- Le rapprochement des factures et paiements\n- Les départements et entités\n- Les statuts des commandes d’achat et des livraisons\n- Le contexte contractuel ou projet, si disponible\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données disponibles et identifier les informations nécessaires pour évaluer les commandes d’achat ouvertes.\n\nConfirmer la période couverte, la définition du statut ouvert, les valeurs disponibles, les devises utilisées et la possibilité de rapprocher les factures ou les réceptions.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents pour les références de commande d’achat, dates, fournisseurs, valeurs initiales, valeurs facturées, valeurs restantes, départements, entités et statuts.\n\nSi un champ manque ou si sa signification n’est pas claire, signaler cette limite et expliquer son impact sur la revue.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les commandes d’achat en double, références manquantes, noms fournisseurs incohérents, valeurs négatives ou clôturées, devises multiples, périodes incomplètes et commandes d’achat dont le statut est peu clair.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Le nombre et la valeur totale des commandes d’achat ouvertes\n- Les valeurs facturées et restantes\n- La valeur ouverte par tranche d’ancienneté\n- Les commandes ouvertes par fournisseur, département et entité\n- Les commandes sans facture ou sans activité\n- Les commandes dépassant leur date de livraison prévue\n- L’évolution par rapport à la période précédente, si disponible\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les commandes anciennes, les engagements restants importants, les commandes partiellement facturées, les commandes sans activité, les commandes associées à des factures non rapprochées et les évolutions de la valeur ouverte dans le temps.\n\nPour chaque commande ou groupe prioritaire, présenter la valeur, l’ancienneté, le statut, le fournisseur, les éléments de rapprochement et l’action suivante recommandée.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les commandes pouvant nécessiter une clôture, une modification, une confirmation de réception, un rapprochement de facture, un suivi fournisseur ou une confirmation du responsable interne.\n\nNe pas qualifier une commande d’obsolète ou d’inutile sans éléments justificatifs. Pour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer la situation globale des commandes d’achat ouvertes, la valeur restante, les commandes anciennes ou inactives, les principaux fournisseurs ou départements concernés et les actions nécessaires.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Situation globale des commandes d’achat ouvertes\n2. Valeur ouverte par ancienneté\n3. Engagements restants les plus importants\n4. Commandes partiellement ou non facturées\n5. Tendances par fournisseur, département et entité\n6. Commandes nécessitant une clôture ou un suivi\n7. Actions recommandées\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Commande ou zone | Valeur restante | Ancienneté | Statut actuel | Éléments justificatifs | Action recommandée |\n|---|---:|---:|---|---|---|\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les références manquantes, les doublons, les noms fournisseurs incohérents, les devises multiples, les factures non rapprochées, les périodes incomplètes et les hypothèses formulées. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les responsables des commandes, les livraisons attendues, les engagements restants, le rapprochement des factures, les critères de clôture, le suivi fournisseur et les commandes d’achat affectant le reporting ou les budgets.\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un Procurement Manager ou une équipe Finance Operations.\n- Distinguer les commandes ouvertes, partiellement facturées, inactives et en retard.\n- Ne jamais supposer qu’une commande ouverte est inutilisée ou invalide sans éléments justificatifs.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Analyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n- Terminer par une liste concrète de suivi des commandes d’achat.",{"_uid":344,"role":328,"title":345,"topic":238,"prompt":346,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"035a2d69-a2ee-4344-8f32-e1d8991f9478","Analyse de la concentration fournisseurs","# Analyse de la concentration fournisseurs\n\n## Objectif\n\nAnalyser la répartition des dépenses entre fournisseurs et catégories afin d’identifier les dépendances achats, les schémas de concentration et les possibilités d’analyse complémentaire.\n\nCréer une analyse concise, adaptée à un Procurement Manager, centrée sur la couverture fournisseurs par catégorie, la dépendance et les éléments disponibles concernant les alternatives ou les possibilités de consolidation.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas considérer une concentration comme un risque ni supposer l’existence de fournisseurs alternatifs sans éléments justificatifs.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les dépenses et l’historique des transactions par fournisseur\n- Les catégories ou services fournis\n- Les départements et entités\n- Les dépenses des périodes actuelle et précédente\n- Le statut des fournisseurs ou les informations sur les fournisseurs alternatifs, si disponibles\n- Les informations contractuelles ou de renouvellement, si disponibles\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données disponibles et identifier les informations nécessaires pour analyser la concentration fournisseurs par catégorie et domaine métier.\n\nConfirmer la période couverte, le périmètre fournisseurs, les catégories disponibles, les devises utilisées et la cohérence des noms fournisseurs.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents pour les dates, montants, fournisseurs, catégories, départements, entités, contrats et statuts.\n\nRegrouper les enregistrements fournisseurs uniquement lorsque les données montrent qu’ils correspondent au même fournisseur. Signaler les rapprochements incertains.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les noms fournisseurs incohérents, doublons, catégories manquantes, devises multiples, périodes incomplètes, dépenses sans fournisseur et catégories dont le périmètre est peu clair.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Les dépenses totales par catégorie\n- Le nombre de fournisseurs par catégorie\n- La part du premier fournisseur par catégorie\n- La concentration des 5 et 10 premiers fournisseurs\n- La concentration fournisseurs par département et entité\n- L’évolution par rapport à la période précédente\n- La concentration des dépenses récurrentes ou critiques, si elle est étayée par les données\n\nAnalyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les catégories dépendantes d’un seul fournisseur ou d’un petit nombre de fournisseurs, les évolutions de la concentration dans le temps, les fournisseurs gagnant ou perdant des parts et les catégories dont les dépenses sont réparties entre de nombreux fournisseurs.\n\nPour chaque tendance importante, présenter les dépenses, la part du fournisseur, la catégorie, l’évolution dans le temps et les éléments qui étayent l’évaluation.\n\nNe qualifier une dépendance ou un risque achats de confirmé que s’il est étayé par les données ou le contexte fourni par l’utilisateur.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les catégories nécessitant une revue de la diversification fournisseurs, les possibilités de consolidation, les dépendances élevées sans information sur d’éventuelles alternatives et les changements de fournisseurs nécessitant une analyse complémentaire.\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer la concentration fournisseurs par catégorie, les zones les plus dépendantes, les principales évolutions, les informations manquantes et les actions achats recommandées.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Concentration fournisseurs globale\n2. Concentration par catégorie\n3. Concentration par département et entité\n4. Évolution dans le temps\n5. Catégories fragmentées ou très dépendantes\n6. Informations disponibles sur les alternatives ou les possibilités de consolidation\n7. Actions recommandées\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Catégorie ou zone | Dépenses totales | Nombre de fournisseurs | Part du premier fournisseur | Niveau de concentration | Action de revue |\n|---|---:|---:|---:|---|---|\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les noms fournisseurs incohérents, les catégories manquantes, les devises multiples, les périodes incomplètes, les regroupements fournisseurs incertains et les hypothèses formulées. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les dépendances intentionnelles, les fournisseurs alternatifs, la consolidation par catégorie, le calendrier des renouvellements, la diversification fournisseurs et les informations nécessaires avant de prendre une décision achats.\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un Procurement Manager ou une équipe Finance Operations.\n- Se concentrer sur la dépendance par catégorie et fournisseur.\n- Ne pas qualifier une concentration de risque sans éléments justificatifs.\n- Ne jamais inventer de fournisseurs alternatifs ni d’informations marché.\n- Signaler les données manquantes, ambiguës ou peu fiables.\n- Analyser les devises séparément sauf si une méthode de conversion fiable est fournie.\n- Terminer par des actions concrètes de revue achats.",{"_uid":348,"role":328,"title":349,"topic":238,"prompt":350,"component":223,"ctaText":224,"ctaTitle":225},"5248c9f1-5b97-4684-a3dd-8e12b342e94b","Qualité des données d’intégration fournisseurs","# Qualité des données d’intégration fournisseurs\n\n## Objectif\n\nÉvaluer la complétude, la cohérence et la fiabilité des données d’intégration fournisseurs pour les opérations achats, le reporting et la gestion des fournisseurs.\n\nCréer une revue concise, adaptée à un Responsable des achats, présentant les informations manquantes, les enregistrements fournisseurs en double ou incohérents, les problèmes de processus potentiels et les actions nécessaires pour améliorer la qualité des données d’intégration.\n\nUtiliser les fichiers importés ou les données collées par l’utilisateur. Ne pas inventer d’informations fournisseurs ni considérer un enregistrement comme invalide sans éléments justificatifs.\n\n## Données d’entrée\n\nUtiliser les données disponibles concernant :\n\n- Les enregistrements fournisseurs\n- Les noms et identifiants fournisseurs\n- Les catégories et services\n- Les entités et départements\n- Les statuts fournisseurs et étapes d’intégration\n- Les champs relatifs aux contacts, paiements ou contrats, si disponibles\n- Les règles d’intégration ou relatives aux champs obligatoires, si fournies\n\nSi plusieurs fichiers sont fournis, expliquer leur relation avant de commencer l’analyse.\n\n## Phase 1, Valider les données d’entrée\n\n### Étape 1.1, Identifier les champs disponibles\n\nExaminer les données disponibles et identifier les informations nécessaires pour évaluer la qualité des données d’intégration fournisseurs.\n\nConfirmer la période ou la date de l’instantané, la population fournisseurs, les étapes d’intégration, les devises utilisées et les éventuelles règles relatives aux champs obligatoires fournies.\n\n### Étape 1.2, Faire correspondre les champs disponibles\n\nUtiliser les champs équivalents pour les noms fournisseurs, identifiants, catégories, entités, départements, statuts, dates d’intégration, responsables et informations requises.\n\nSi un champ manque ou si sa signification n’est pas claire, signaler cette limite plutôt que de supposer que l’information est absente.\n\n### Étape 1.3, Vérifier la qualité des données\n\nVérifier les valeurs manquantes, enregistrements fournisseurs en double, noms ou identifiants incohérents, statuts contradictoires, catégories ou entités manquantes, dossiers d’intégration incomplets et informations obsolètes.\n\nNe pas exclure silencieusement les données problématiques. Indiquer l’impact des problèmes importants sur les résultats.\n\n## Phase 2, Analyser les données\n\n### Étape 2.1, Calculer les indicateurs principaux\n\nCalculer, lorsque les données le permettent :\n\n- Le nombre de fournisseurs examinés\n- Le nombre de fiches fournisseurs complètes et incomplètes\n- Les fiches auxquelles il manque des informations obligatoires\n- Les doublons fournisseurs potentiels\n- Les fournisseurs par étape d’intégration\n- Les fournisseurs par catégorie, entité et département\n- L’évolution par rapport à un instantané précédent, si disponible\n\n### Étape 2.2, Identifier les principaux mouvements\n\nIdentifier les problèmes les plus importants par nombre de fournisseurs, dépenses concernées si disponibles, étape d’intégration, catégorie, entité et département.\n\nPour chaque problème prioritaire, présenter le fournisseur ou groupe concerné, les informations manquantes ou incohérentes, le statut actuel, l’impact potentiel et l’action suivante recommandée.\n\nNe considérer un enregistrement comme un doublon confirmé ou comme correspondant à un fournisseur invalide que si les données l’étayent.\n\n### Étape 2.3, Identifier les points nécessitant une analyse complémentaire\n\nIdentifier les fournisseurs bloqués dans leur intégration, les fiches sans responsable ou catégorie, les doublons potentiels, les statuts contradictoires, les informations obsolètes et les problèmes susceptibles d’affecter le reporting achats ou l’utilisation des fournisseurs.\n\nPour chaque point prioritaire, fournir les éléments justificatifs, l’impact potentiel et l’action de suivi recommandée.\n\n## Phase 3, Produire le résultat final\n\n### Synthèse exécutive\n\nRésumer la qualité globale des données d’intégration, les principales informations manquantes, les doublons potentiels, les étapes les plus affectées et les actions correctives nécessaires.\n\n### Analyse principale\n\nPrésenter :\n\n1. Qualité globale des données d’intégration fournisseurs\n2. Informations manquantes ou incomplètes\n3. Doublons potentiels\n4. Problèmes liés aux étapes d’intégration et aux statuts\n5. Tendances par catégorie, entité et département\n6. Fournisseurs nécessitant un suivi\n7. Actions recommandées\n\nUtiliser un tableau concis :\n\n| Fournisseur ou problème | Étape d’intégration | Information manquante ou incohérente | Impact potentiel | Action recommandée |\n|---|---|---|---|---|\n\n### Exceptions et problèmes de qualité des données\n\nPrésenter les champs obligatoires manquants, les doublons potentiels, les statuts contradictoires, les enregistrements obsolètes, les périodes incomplètes et les hypothèses formulées. Expliquer leur impact.\n\n### Questions à examiner\n\nTerminer par des questions sur les champs obligatoires, la résolution des doublons, les responsables, les blocages liés à l’intégration, les définitions de statut, la fréquence de mise à jour des données et les changements de processus nécessaires pour améliorer la qualité des données fournisseurs.\n\n## Règles de sortie\n\n- Rédiger pour un Responsable des achats ou une équipe Finance Operations.\n- Prioriser les problèmes selon leur impact opérationnel et le nombre de fournisseurs concernés.\n- Ne jamais inventer d’informations fournisseurs ni de règles relatives aux champs obligatoires.\n- Distinguer les informations manquantes des informations invalides.\n- Signaler les données ambiguës ou peu fiables.\n- Séparer toute analyse financière des constats relatifs à la qualité des données d’intégration.\n- Terminer par des actions correctives concrètes.","promptLibrary",[353],{"_uid":354,"hide":14,"theme":109,"anchorId":18,"component":110,"spacingTop":18,"colorSettings":355,"hideOnDevices":356,"spacingBottom":18,"decorativeBlob":18,"decorativeLine":18,"floatingImages":357,"variableOverrides":358,"overlapPreviousSection":14},"208f32fb-8407-4376-a653-669fed39a576",[],[],[],[],"Rechercher un prompt, un rôle ou un 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